Philip Morris International

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Finalité

Méthode de collecte et base juridique du Traitement

Respect des obligations réglementaires

• vérifier votre âge, votre identité et votre statut de partenaire commercial
• obligations fiscales et comptables d’entreprise
• «connaître son fournisseur»
• sanctions commerciales
• vérifications des antécédents
• gestion de la santé et de la sécurité
• demandes de divulgation juridique et réglementaire
• conflits d’intérêts
• enregistrement des feuilles de temps et des factures, dans la mesure où vous intervenez en tant que conseiller externe
• tenue à jour des contrats et des documents associés qui peuvent vous mentionner
• enquête sur les signalements de mauvaise conduite

Vous nous fournissez généralement ces informations directement pendant la période où vous entretenez une relation ou interagissez avec nous.

Nous les utilisons parce que nous devons nous conformer à une obligation légale de négocier uniquement avec des adultes et de mener nos activités de manière conforme (y compris en ce qui concerne la loi sur les sociétés et la conformité fiscale), tenir des registres financiers et fiscaux, nous conformer à des sanctions commerciales, nous conformer aux lois sur la santé et la sécurité (qui peuvent inclure la tenue de registres des incidents), produire des rapports, nous conformer aux demandes d’informations des autorités compétentes et gérer tout conflit d’intérêts. Par ailleurs, dans les pays où il n’existe aucune obligation légale, nous pouvons utiliser ces informations car nous avons un intérêt commercial légitime à gérer nos activités conformément à des exigences de bonnes pratiques qui ne sont pas supplantées par vos intérêts, droits et libertés de protéger des informations à votre propos.

Acheter des produits et services

• vous contacter lorsque vous ou votre employeur nous fournissez des produits ou services.
• administration du compte que nous détenons auprès de vous ou de votre employeur
• traiter les paiements
• gestion des relations
• contrôle de votre conformité à notre accord, à nos politiques et programmes internes (par exemple notre programme GAP si vous êtes un agriculteur qui nous fournit des matières premières)
• enquête sur la non-conformité vis-à-vis de notre accord, de nos politiques et de nos programmes internes ou sur des problèmes et incidents
• remédier aux cas de non-conformité vis-à-vis des politiques liées à notre accord, politiques et programmes internes, problèmes et incidents

Nous recevrons généralement les informations de votre part directement ou par l’intermédiaire de votre employeur (généralement, le nom, la fonction, l’adresse professionnelle, l’adresse électronique professionnelle, les commandes, les services, les informations de paiement, (le cas échéant, le détail des dépenses) la correspondance).

Nous les utilisons dans le cadre de l’exécution de notre contrat avec vous ou votre employeur en tant qu’acheteur de vos produits ou services ou de ceux de votre employeur ou, lorsqu’il n’y a pas d’obligation, nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à gérer notre activité, à vous contacter concernant les produits ou services que nous recevons auprès de vous ou de votre employeur, pour traiter les paiements, gérer notre relation avec vous ou votre employeur et contrôler la conformité à notre accord, à des politiques et programmes qui n’est pas supplanté par vos intérêts, droits et libertés relatifs à la protection des informations à votre propos.

Vendre nos produits

• exécuter vos commandes (y compris l’envoi de reçus)
• traiter vos paiements
• fournir des services de garantie

Nous recevons généralement ces informations de votre part directement ou par l’intermédiaire de votre employeur (généralement, le nom, la fonction, l’adresse professionnelle, l’adresse électronique professionnelle, les commandes, les informations de paiement, la correspondance).

Nous les utilisons pour nous acquitter de nos obligations contractuelles envers vous ou votre employeur en tant qu’acheteur de nos produits.

Fournir des services liés aux ventes

• gérer vos demandes et requêtes
• correspondre avec vous
• administration générale et dépannage
• gestion des relations

Nous recevons généralement ces informations de votre part directement ou par l’intermédiaire de votre employeur.

Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à vous fournir ou à fournir à votre employeur des services liés aux ventes qui n’est pas supplanté par vos intérêts, droits et libertés liées à la protection des informations à votre propos.

Promotion commerciale et gestion des relations (lorsque la loi l’autorise)

• vous informer des mises à jour, promotions et événements qui sont susceptibles de vous intéresser
• gérer notre relation
• comprendre vos préférences (par exemple, quels produits ou événements peuvent vous intéresser ou peuvent être mieux adaptés à vos besoins)
• administrer les programmes de fidélité
• vous inviter à participer à des enquêtes ou campagnes d’études de marché, et les gérer
• à des fins d’étude de marché
• mettre au point des stratégies marketing
• administrer des campagnes marketing
• personnaliser votre expérience des points de contact PMI (par exemple, pour personnaliser votre visite, avec des messages de bienvenue ou des suggestions qui pourraient vous intéresser)

Il s’agira généralement d’une combinaison d’informations que vous nous fournissez (par exemple, votre nom, vos coordonnées et vos informations sur les réseaux sociaux); des informations que nous collectons automatiquement (par exemple, en utilisant la technologie pour suivre l’utilisation des points de contact PMI) et (lorsque la loi l’autorise) des informations que nous obtenons auprès de tiers (comme les publications sur les réseaux sociaux).

Nous les utilisons au motif que nous avons un intérêt commercial légitime à gérer notre relation et à vous parler de notre activité, de nos produits et de nos événements, à gérer les points de contact PMI et à personnaliser ainsi vos expériences qui n’est pas supplanté par vos intérêts, droits et libertés liés à la protection des informations à votre propos.

Promotion commerciale et gestion des relations (lorsque la loi l’autorise)

• vous fournir des informations et gérer les affiliés à PMI, leurs promotions, produits et services, les points de vente, les événements et la réglementation des produits du tabac; et développer et améliorer les outils pour atteindre ces objectifs

Il s’agira généralement d’une combinaison d’informations que vous nous fournissez (par exemple, votre nom et vos coordonnées, vos identifiants de réseaux sociaux); des informations que nous collectons automatiquement (par exemple, en utilisant des cookies et des technologies similaires) et (lorsque la loi l’autorise) des informations que nous obtenons auprès de tiers (comme des publications sur les réseaux sociaux).

Nous les utilisons au motif que nous avons un intérêt commercial légitime à vous fournir ces informations qui n’est pas supplanté par vos intérêts, droits et libertés liés à la protection des informations à votre propos.

Dans certains pays, lorsque la loi l’exige, nous vous enverrons ces documents sous format électronique uniquement avec votre consentement.

Administration commerciale

• gestion organisationnelle générale et tenue des dossiers commerciaux
• gestion du cycle de vie des prestataires (du recrutement au départ)
• administration des visiteurs et tenue des dossiers
• administration et exécution d’événements, de programmes de formation et de conformité
• correspondance dans le cadre de notre relation avec vous ou votre employeur, y compris pour traiter vos demandes et requêtes
• développement, mise en œuvre, exploitation et maintenance des systèmes informatiques
• maintenir la sécurité des systèmes, appareils, informations et bâtiments
• assurer le fonctionnement des bases de données de contacts et des outils de collaboration
• missions et voyages internationaux
• assurer un environnement de travail sûr
• préserver la sécurité et la sûreté du personnel, des clients, des fournisseurs, des visiteurs et des biens des affiliés de PMI

Nous recevrons généralement les informations de votre part directement ou par l’intermédiaire de votre employeur.

Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à gérer nos activités, gérer nos relations avec vous et préserver la sécurité et l’intégrité de nos bâtiments, informations et systèmes informatiques qui n’est pas supplanté par vos intérêts, droits et libertés liés à la restriction de l’utilisation des informations à votre propos.

Sécurité et surveillance des systèmes

• contrôles et journaux d’authentification et d’accès, le cas échéant
• surveillance des systèmes, des appareils, d’Internet et des e-mails de PMI auxquels vous avez accès
• surveillance de l’accès aux locaux de PMI, des livraisons aux affiliés de PMI et des processus liés à la sécurité dans nos locaux
• habilitation et administration de votre utilisation des systèmes PMI, des logiciels fournis par PMI (y compris Internet et les e-mails), des appareils PMI et des informations PMI; surveillance de votre utilisation de ces systèmes, y compris pour veiller à une utilisation appropriée d’Internet et de la messagerie électronique, et gestion appropriée des informations de la société (par exemple, pour détecter les éventuelles violations (délibérées ou involontaires) des politiques de la société sur la protection des informations de la société

Ces informations sont collectées automatiquement par divers moyens tels que la surveillance automatisée des systèmes et des appareils, les enregistrements des caméras de surveillance et les enregistrements audio dans nos locaux.

Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à garantir la confidentialité, l’intégrité et la sécurité de notre infrastructure physique et numérique, de nos informations et de nos locaux qui n’est pas supplanté par vos intérêts, droits et libertés liés à la protection des informations à votre propos.

À l’appui de toutes les finalités ci-dessus

• administrer vos comptes
• vous permettre d’utiliser des points de contact PMI (par exemple, vous permettre de rester connecté à des sections d’un point de contact réservées aux utilisateurs autorisés uniquement, gérer vos préférences linguistiques, associer votre panier d’achats à votre personne)
• correspondre avec vous
• améliorer vos expériences
• administration et dépannage

Il s’agira généralement d’une combinaison d’informations que vous nous fournissez (généralement votre nom, mot de passe (ou équivalent)) et d’informations que nous collectons automatiquement (par exemple, des informations sur votre appareil et des cookies et technologies de suivi similaires).

Nous les utilisons pour des motifs conformes à notre finalité d’utilisation des informations. Par exemple, lorsque nous administrons votre compte pour gérer un achat ou pour fournir un service après-vente, nous utilisons les informations pour nous acquitter de nos obligations contractuelles envers vous en tant qu’acheteur de nos produits; lorsque nous administrons votre compte pour vous informer sur nos produits, nous soutenons le développement commercial et nous les utilisons donc au motif que nous avons un intérêt commercial légitime à commercialiser nos produits qui n’est pas supplanté par vos intérêts, droits et libertés de protéger les informations à votre propos, et ainsi de suite.

Analyse et améliorations commerciales

• nous permettre, à nous-mêmes ou à nos partenaires commerciaux, de vous informer des opportunités potentielles qui vous sont offertes de prendre part à la promotion des produits PMI
• à des fins d’analyse commerciale et d’amélioration (y compris pour les produits, systèmes, processus, bureaux PMI, points de vente qui vendent des produits PMI, formation, événements, points de contact numériques PMI et les appareils et informations que nous (ou nos affiliés) vous fournissons, à vous ou à votre employeur)

Il s’agira généralement d’une combinaison d’informations que vous nous fournissez et d’informations que nous collectons automatiquement et (lorsque la loi l’autorise) d’informations que nous obtenons auprès de tiers.

Nous les utilisons au motif que nous avons un intérêt commercial légitime à analyser et à améliorer nos performances commerciales, nos produits, systèmes, processus, bureaux, points de vente, formations, événements, points de contact PMI et les appareils et informations que nous fournissons, et à inviter d’autres personnes à participer à la promotion des produits PMI, qui n’est pas supplanté par les intérêts, droits et libertés de protéger les informations à votre propos.

Comprendre vos points de vue, opinions et décisions

Il s’agira généralement d’informations que nous obtenons auprès de sources tierces publiques, telles que le site Web d’une société, des recherches sur Internet ou sur des réseaux sociaux telles que LinkedIn, Facebook et Twitter, ou que nous obtenons directement auprès de vous, comme vos opinions que vous nous avez partagées comme étant vos opinions publiques.

Nous les utilisons au motif que nous avons un intérêt commercial légitime à suivre et à évaluer les opinions et décisions des parties prenantes et à définir la manière dont leurs opinions et décisions peuvent affecter PMI et son secteur, qui n’est pas supplanté par les intérêts, droits et libertés de protéger les informations à votre propos.

Type

Explication/critères de conservation habituels

• enregistrements de base de données

Si vous êtes une personne qui nous fournit des services (directement ou pour votre employeur), la plupart des informations contenues dans votre profil sont conservées pendant toute la durée de notre relation avec vous. Par exemple, lorsque vous continuez à fournir des services, à acheter des produits, à utiliser le point de contact numérique ou à répondre à nos communications. Cependant, certains éléments de votre profil marketing, tels que votre historique d’achats, deviennent naturellement obsolètes passé un certain délai, de sorte que nous les supprimons automatiquement après des périodes définies, conformément à la finalité pour laquelle nous les avons collectés.

• dossiers commerciaux et de paiement

Nous conservons des registres des factures, des ventes, des achats, des paiements effectués et reçus et des documents justificatifs (tels que les contrats et les e-mails) conformément aux exigences de la société et aux exigences fiscales, généralement 11ans. Nous conservons également des registres des contrôles effectués sur les fournisseurs aussi longtemps que nous sommes tenus de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

• dossiers des visiteurs

Si vous visitez nos bâtiments, les registres des visiteurs sont généralement conservés pendant quelques mois seulement.

• Vidéosurveillance

Si vous visitez nos bâtiments, les enregistrements de vidéosurveillance sont généralement conservés pendant quelques jours seulement, jusqu’à quelques semaines, en fonction de la finalité spécifique de l’enregistrement.

• achats et garantie

Si vous achetez des marchandises, nous conserverons les détails de ces achats aussi longtemps que nécessaire pour finaliser la vente, et pour nous conformer à toute obligation légale (par exemple, à des fins fiscales et comptables). Si vous souscrivez également une garantie pour un produit PMI, nous conserverons les détails de cette garantie aussi longtemps que nécessaire pour cette garantie.

• service client

Si vous contactez le service client, nous enregistrerons votre demande et la conserverons tant qu’elle reste pertinente pour notre relation, par exemple si vous avez besoin que nous remplacions un appareil sous garantie. D’autres dossiers pertinents pour le service client (par exemple, l’enregistrement automatisé d’un appel téléphonique au cours duquel vous nous demandez de vous orienter vers un point de vente) peuvent être pertinents uniquement jusqu’à ce que des dossiers plus permanents soient établis, et ne seront conservés que temporairement.

• journaux d’audit système

Les journaux d’audit du système sont généralement conservés pendant 18mois.

• analyse commerciale

Les données d’analyse commerciale sont généralement collectées automatiquement lorsque vous utilisez des points de contact PMI et anonymisées/agrégées peu de temps après.

Droit à l’égard des informations que nous détenons à votre propos

Plus de détails (remarque: certaines limites légales s’appliquent à tous ces droits)

• nous demander de vous donner accès à ces informations

Ceci est la confirmation de:

• savoir si nous traitons ou non des informations à votre propos;
• notre nom et nos coordonnées;
• la finalité du traitement;
• les catégories d’informations concernées;
• les catégories de personnes avec lesquelles nous partageons les informations et, lorsqu’une personne est située en dehors de l’EEE et ne bénéficie pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, les garanties appropriées pour protéger les informations;
• (si nous les détenons) la source des informations, si nous ne les avons pas collectées auprès de vous;
• (le cas échéant, ce qui aura été porté à votre attention) l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques vous concernant, ou vous affecte de façon significative de manière similaire, et des informations sur la logique impliquée, ainsi que l’importance et les conséquences envisagées d’un tel traitement pour vous; et
• les critères pour déterminer la période pendant laquelle nous conserverons les informations.

Sur votre demande, nous vous fournirons une copie des informations à votre propos que nous utilisons (à condition que cela n’affecte pas les droits et libertés d’autrui).

• nous demander de les rectifier ou de les mettre à jour

Cela s’applique si les informations que nous détenons sont inexactes ou incomplètes.

• nous demander de les effacer

Cela s’applique si:

• les informations que nous détenons ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les utilisons;
• nous utilisons les informations sur la base de votre consentement et vous retirez votre consentement (dans ce cas, nous nous souviendrons de ne pas vous contacter à nouveau, à moins que vous nous informiez que vous souhaitez que nous supprimions toutes les informations à votre propos, auquel cas nous respecterons vos souhaits);
• nous utilisons les informations sur la base d’un intérêt légitime et nous constatons qu’à la suite de votre objection, nous n’avons pas d’intérêt primordial à continuer à les utiliser;
• les informations ont été obtenues ou sont utilisées illégalement; ou
• pour respecter une obligation légale.

• nous demander de restreindre le traitement de ces informations par nos soins

Ce droit s’applique temporairement, pendant que nous examinons votre dossier, si vous:

• contestez l’exactitude des informations que nous utilisons; ou
• vous êtes opposé à l’utilisation des informations sur la base d’un intérêt légitime

(si vous faites valoir votre droit dans ces cas, nous vous informerons de toute nouvelle utilisation de ces informations).

Ce droit s’applique également si:

• notre utilisation est illégale et vous vous opposez à l’effacement des données; ou
• nous n’avons plus besoin des données, mais vous en avez besoin dans le cadre d’une affaire en justice.

• vous opposer à leur traitement par nos soins

Vous avez deux droits dans ce cas:

1. si nous utilisons des informations à votre propos à des fins de marketing direct: vous pouvez vous désabonner (sans avoir besoin de justifier ce choix) et nous nous conformerons à votre demande; et
2. si nous utilisons les informations à votre propos sur la base d’un intérêt légitime pour des finalités autres que du marketing direct, vous pouvez vous opposer à notre utilisation pour ces finalités, en donnant une explication de votre situation particulière, et nous examinerons votre demande.

• retirer votre consentement à leur utilisation par nos soins

Cela s’applique si la base juridique sur laquelle nous appuyons pour utiliser les informations à votre propos est le consentement. Ces cas seront clairs à partir du contexte.

• à des fins de portabilité des données

Si:

1. vous nous avez fourni des données; et
2. nous utilisons ces données, par des moyens automatisés, et sur la base soit de votre consentement, soit de l’exécution de nos obligations contractuelles envers vous.

alors vous avez le droit de recevoir les données de notre part dans un format couramment utilisé, et le droit de nous demander de transmettre ces données à quelqu’un d’autre s’il nous est techniquement possible de le faire.

• déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de votre pays

Chaque pays de l’Espace économique européen doit offrir une ou plusieurs autorités publiques à cette fin.

Vous pouvez trouver leurs coordonnées ici:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Pour les autres pays, veuillez consulter le site Web de l’autorité de votre pays.