Philip Morris International

- English - Bulgaria - Български - Бизнес партньорите

Цел

Метод на събиране и правно основание за обработване

Спазване на регулаторните задължения

• удостоверяване на Вашата възраст, самоличност и статус на бизнес партньор;
• данъчни и бизнес счетоводни задължения;
• „проверки за добро познаване на доставчиците“;
• търговски санкции;
• проверки на биографични данни;
• управление на здравето и безопасността;
• правни и регулаторни искания за разкриване на информация;
• конфликти на интереси;
• записване на формуляри за отработените часове и фактури, доколкото Вие действате като външен консултант;
• съхранение на договори и свързани документи, в които може да бъдете споменати;
• разследване на докладвани твърдения за неправомерно поведение;

Тази информация обикновено ни се предоставя директно от Вас по време на Вашето взаимоотношение или взаимодействие с нас.

Ние я използваме, защото ни е необходимо да спазим законово задължение да търгуваме само с пълнолетни лица и да упражняваме нашата дейност по законосъобразен начин (включително във връзка с корпоративното право и спазване на данъчното законодателство), поддържане на финансови и данъчни архиви, спазване на търговските санкции, спазване на законите относно здравето и безопасността (които могат да включват водене на архив за възникнали инциденти), изготвяне на доклади, спазване на исканията за информация от компетентните органи и уреждане на конфликтите на интереси, или, в държавите, където не са предвидени такива законови задължения, защото имаме легитимен бизнес интерес да упражняваме нашата дейност в съответствие с изискванията за добрата практика, пред който Вашите интереси, права и свободи за защита на информацията за Вас, нямат предимство.

Закупуване на продукти и услуги

• осъществяване на връзка с Вас в процеса на предоставяне на продукти или услуги от Вас или Вашия работодател;
• администриране на акаунта, който имаме при Вас или Вашия работодател;
• обработване на плащания;
• управление на взаимоотношенията;
• мониторинг на спазването от Вас на нашия договор, нашите политики и вътрешни програми (напр. нашата програма GAP, ако сте земеделски производител, който ни доставя суровини);
• разследване в случай на неспазване на нашия договор, политики и вътрешни програми, проблеми и инциденти;
• управление на отстраняване на неспазване на политиките във връзка с нашия договор, политики и вътрешни програми, проблеми и инциденти;

Обикновено получаваме информацията пряко от Вас или чрез Вашия работодател (обикновено име, длъжност, служебен адрес, служебен имейл адрес, поръчки, услуги, информация за плащане (където е уместно, подробности за разходите), кореспонденция).

Използваме тази информация във връзка с изпълнението на нашия договор с Вас или Вашия работодател като купувач на Вашите или на Вашия работодател продукти или услуги, или когато няма такова задължение, я използваме, защото имаме легитимен бизнес интерес да упражняваме нашата дейност, да се свързваме с Вас във връзка с продуктите или услугите, които получаваме от Вас или Вашия работодател, да обработваме плащания, да управляваме нашите взаимоотношения с Вас или Вашия работодател и да извършваме мониторинг на спазването на нашия договор, политики и програми, пред който Вашите интереси, права и свободи за защита на информацията за Вас, нямат предимство.

Продажба на нашите продукти

• изпълнение на Вашите поръчки (в т.ч. изпращане на разписки);
• обработване на Вашите плащания;
• предоставяне на гаранционно обслужване;

Обикновено тази информация ни се предоставя пряко от Вас или чрез Вашия работодател в зависимост от случая (обикновено име, длъжност, служебен адрес, служебен имейл адрес, поръчки, информация за плащане, кореспонденция).

Използваме тази информация, за да спазим договорните ни задължения към Вас или Вашия работодател като купувач на нашите продукти.

Предоставяне на услуги, свързани с продажбите

• обработване на Вашите запитвания и искания;
• водене на кореспонденция с Вас;
• общо администриране и отстраняване на проблеми;
• управление на взаимоотношенията.

Тази информация обикновено ни се предоставя пряко от Вас или чрез Вашия работодател.

Ние използваме тази информация, защото имаме легитимен бизнес интерес да предоставяме на Вас или на Вашия работодател услуги, свързани с продажбите, пред който Вашите интереси, права и свободи за защита на информацията за Вас, нямат предимство.

Развитие на бизнеса и управление на взаимоотношенията (когато е разрешено от закона)

• за да Ви информираме за съответните новости, промоции и събития;
• за управление на нашите взаимоотношения;
• за да разберем Вашите предпочитания (например какви продукти или събития могат да бъдат от интерес за Вас или да бъдат персонализирани по-добре за Вашите нужди);
• за администриране на програми за лоялност;
• за да Ви каним за участие в или да администрираме анкети или кампании за пазарни прочувания;
• за пазарни проучвания;
• за разработване на маркетингови стратегии;
• за администриране на маркетингови кампании;
• за персонализиране на Вашето потребителско изживяване в каналите за контакт с ФМИ (например за персонализиране на Вашето посещение, например с подходящ поздрав или предложения, към които може да проявите интерес).

Тази информация обикновено е комбинация от предоставена от Вас информация (например Вашето име и координати за връзка, както и информация за профилите Ви в социалните медии); информация, която събираме автоматично (например посредством технология за проследяване на ползването на каналите за контакт с ФМИ) и (когато е разрешено от закона) информация, която придобиваме от трети лица (като публични публикации в социални медии).

Използваме тази информация на основание, че имаме легитимен бизнес интерес да управляваме нашите взаимоотношения и да Ви информираме за нашата дейност, продукти и събития, да управляваме каналите за контакт с ФМИ и да персонализираме Вашето потребителско изживяване по начини, пред които Вашите интереси, права и свободи за защита на информацията за Вас, нямат предимство.

Развитие на бизнеса и управление на взаимоотношенията (когато е разрешено от закона)

• за да Ви предоставяме информация за и да управляваме свързаните дружества на ФМИ, техните промоции, продукти и услуги, търговски обекти, събития и регулацията на тютюневите изделия; и за разработване и подобряване на инструменти за постигане на тези цели

Тази информация обикновено е комбинация от предоставена от Вас информация (например Вашето име и координати за връзка, информация за профилите Ви в социалните медии); информация, която събираме автоматично (например чрез бисквитки и подобни технологии) и (когато е разрешено от закона) информация, която придобиваме от трети лица (като публични публикации в социалните медии.

Използваме тази информация на основание, че имаме легитимен бизнес интерес да Ви информираме за горепосочените дейности, пред който Вашите интереси, права и свободи за защита на информацията за Вас, нямат предимство.

В определени държави, където се изисква от закона, ние се задължаваме да Ви изпращаме тези материали в електронен формат само с Ваше съгласие.

Управление на стопанската дейност

• общо управление на организацията и водене на бизнес документация;
• управление на жизнения цикъл на изпълнителя (от наемане до освобождаване);
• управление на посетители и водене на документация;
• управление и провеждане на събития, обучения и програми за нормативно съответствие;
• кореспонденция във връзка с взаимоотношенията ни с Вас или с Вашия работодател, включително за обработване на Вашите запитвания и искания;
• разработване, внедряване, експлоатация и поддръжка на ИТ системи;
• поддържане на сигурността на системи, устройства, информация и сгради;
• експлоатация на бази данни за контакти и инструменти за сътрудничество;
• международни командировки и пътувания;
• експлоатация на безопасна работна среда;
• поддържане на сигурността и безопасността на персонала, клиентите, доставчиците, посетителите и собствеността на свързаните дружества на ФМИ;

Обикновено получаваме информацията пряко от Вас или чрез Вашия работодател.

Използваме тази информация, защото имаме легитимен бизнес интерес да упражняваме нашата дейност, да управляваме взаимоотношенията си с Вас и да поддържаме сигурността и целостта на нашите сгради, информация и ИТ системи, пред който Вашите интереси, права и свободи за ограничаване на използването на информацията за Вас, нямат предимство.

Мониторинг на сигурността и системите

• контроли и регистрационни файлове за удостоверяване и достъп, когато е приложимо;
• мониторинг на системите, устройствата, интернет и електронната поща на ФМИ, до които получавате достъп;
• мониторинг на достъпа до помещенията на ФМИ, доставките до свързаните дружества на ФМИ и процесите, свързани със сигурността в нашите помещения;
• разрешаване и администриране на използването от Ваша страна на системите на ФМИ, предоставен от ФМИ софтуер (включително интернет и електронна поща), устройствата на ФМИ и информацията на ФМИ; мониторинг на използването им от Ваша страна, включително осигуряване на подходящо използване на интернет и имейл съоръжения и подходящо ползване на фирмената информация (например, за да се прецени дали е налице нарушение (независимо дали умишлено или непреднамерено) на фирмените политики за защита на фирмената информация);

Тази информация се събира автоматично чрез различни средства като автоматизиран мониторинг на системите и устройствата, запис от камерите за видеонаблюдение (CCTV) и аудиозапис в нашите помещения.

Използваме тази информация, защото имаме легитимен бизнес интерес да гарантираме поверителността, целостта и сигурността на нашата физическа и цифрова инфраструктура, информация и помещения, пред който Вашите интереси, права и свободи за защита на информацията за Вас, нямат предимство.

Спомагателни дейности във връзка с горните цели

• администриране на Вашите акаунти;
• предоставяне на възможност да ползвате каналите за контакт с ФМИ (например разрешение да останете регистрирани в разделите на даден канал за контакт, които са запазени само за упълномощени потребители, администриране на Вашите предпочитания за език, свързване на Вашата количка за пазаруване с Вас);
• водене на кореспонденция с Вас;
• подобряване на потребителското Ви изживяване;
• администриране и отстраняване на проблеми;

Тази информация обикновено е комбинация от информация, която ни предоставяте (обикновено име, парола (или еквивалент)) и информация, която събираме автоматично (например информация за Вашето устройство и бисквитки и сходни технологии за проследяване).

Използваме тази информация на основание, което съответства на целта за използване на информацията, която поддържаме. Например когато администрираме Вашия акаунт за осигуряване на поддръжка на покупка или предоставяне на следпродажбено обслужване, използваме информацията, за да изпълним нашите договорни задължения към Вас като купувач на нашите продукти; когато администрираме акаунта Ви, за да Ви предоставим актуална информация за нашите продукти, ние подкрепяме развитието на бизнеса и използваме информацията на основание, че имаме легитимен бизнес интерес да продаваме нашите продукти, пред който Вашите интереси, права и свободи за защита на информацията за Вас, нямат предимство и т.н.

Бизнес анализи и подобрения

• за да можем ние или нашите бизнес партньори да Ви информираме за потенциалните възможности да участвате в рекламата на продукти на ФМИ;
• за бизнес анализи и подобрения (включително за продукти, системи, процеси, офиси на ФМИ, търговски обекти, които продават продукти на ФМИ, обучения, събития, цифрови канали за контакт с ФМИ и устройствата и информацията, които ние (или нашите свързани дружества) предоставяме на Вас или на Вашия работодател);

Тази информация обикновено е комбинация от информация, която ни предоставяте, и информация, която събираме автоматично и (когато е разрешено от закона) информация, която придобиваме от трети страни.

Използваме тази информация на основание, че имаме легитимен бизнес интерес да анализираме и подобряваме нашите бизнес резултати, нашите продукти, системи, процеси, офиси, търговски обекти, обучения, събития, канали за контакт с ФМИ и устройствата и информацията, които предоставяме, както и да поканим други лица да се включат в рекламирането на продукти на ФМИ, пред който Вашите интереси, права и свободи за защита на информацията за Вас, нямат предимство.

Разбиране на Вашите възгледи, мнения и решения

Тази информация обикновено е информация, която придобиваме от публично достъпни източници на трети лица, например от фирмени уебсайтове, търсене в интернет или социални медийни платформи като LinkedIn, Facebook и Twitter, или която придобиваме директно от Вас, като например Ваши възгледи, които сте споделили с нас като Ваши публични възгледи.

Използваме тази информация на основание, че имаме легитимен бизнес интерес да извършваме мониторинг и оценка на възгледите и решенията на заинтересованите страни и да очертаваме начина, по който техните възгледи и решения могат да повлияят на ФМИ и сектора, пред който Вашите интереси, права и свободи за защита на информацията за Вас, нямат предимство.

Вид

Обяснение/стандартни критерии за съхраняване

• записи в бази данни

Ако сте физическо лице, което ни предоставя услуги (пряко или от името на Вашия работодател), по-голямата част от информацията във Вашия профил се съхранява за срока на нашите отношения с Вас, например за времето, в което предоставяте услугите, купувате продуктите, ползвате дигиталните канали за контакт или отговаряте на съобщения от наша страна. Някои елементи от Вашия маркетинг профил обаче, като например история на покупките, естествено губят своята актуалност с времето и ние ги изтриваме автоматично след предварително определен срок, който отговаря на целта, за която са събрани.

• бизнес документация и платежни документи

Ние поддържаме архив на фактури, продажби, покупки, направени и получени плащания и съпътстващи документи (например договори или имейли) съгласно вътрешните правила и данъчните изисквания, обикновено за срок от 11 години. Поддържаме и регистър на проверките на доставчици за срока, необходим с оглед изпълнение на законови и регулаторни задължения.

• записи за посетители

Ако посещавате наши сгради, записите за посетителите обикновено се пазят за срок от няколко месеца.

• Видеонаблюдение (CCTV)

Ако посещавате наши сгради, записите от камерите за видеонаблюдение (CCTV) обикновено се пазят за срок от няколко дни до няколко седмици в зависимост от конкретната цел на съответния запис.

• покупки и гаранции

Ако закупувате стоки, ние запазваме съответната информация за срока, необходим за изпълнение на продажбата и с цел изпълнение на законовите задължения (например за водене на архив за данъчни и счетоводни цели). Ако се регистрирате за гаранционно обслужване за продукт на ФМИ, ние запазваме данните за срока на съответната гаранция.

• обслужване на клиенти

Ако се свържете с център за обслужване на клиенти, ние правим запис на Вашето запитване и пазим този запис за срока на нашите взаимоотношения, например ако искате да заменим устройство в гаранционния му срок. Други записи, свързани с обслужване на клиенти (например автоматични записи на телефонни разговори, в които търсите упътване към най-близкия търговски обект за търговия на дребно), може да са уместни само до момента на създаване на по-постоянен архив и ще бъдат съхранявани само временно.

• системни одитни записи

Системните одитни записи се пазят обикновено за срок от 18 месеца.

• бизнес анализи

Данните за бизнес анализи обикновено се събират автоматично, когато ползвате дигитални канали за контакт с ФМИ и са анонимизирани/агрегирани непосредствено след събирането им.

Права във връзка с Вашата информация, която съхраняваме

Допълнителна информация (забележка: приложими са някои правни ограничения за всички тези права)

• да изискате достъп до нея

Това е потвърждение за:

• това дали обработваме или не информация за Вас;
• нашето име и координати за връзка с нас;
• целта на обработването;
• категориите на съответната информация;
• категориите лица, с които споделяме информацията и когато тези лица са извън ЕИЗ и не са обект на решение на Европейската комисия за адекватно ниво на защита на лични данни, предвидените подходящи гаранции за защита на информацията;
• (ако ни е известен) източника на информацията, ако не сме я събрали от Вас;
• (доколкото прилагаме такъв, за което сте били надлежно уведомени) наличие на автоматизиран процес на взимане на решения, в т.ч. профилиране, който има правни последствия за Вас или Ви засяга в значителна степен по сходен начин, както и информация за логиката на процеса, както и значимостта и очакваните последствия от съответното обработване за Вас; и
• критериите за определяне на срока на съхранение на информацията.

При поискване от Ваша страна, ние ще Ви предоставим копие от информацията за Вас, която ползваме (при условие че това не засяга права и свободи на други лица).

• да изискате коригирането или актуализацията ѝ

Това е приложимо, ако информацията, която съхраняваме, е неточна или непълна.

• да изискате изтриването ѝ

Това е приложимо, ако:

• информацията, която съхраняваме, вече не е необходима за целите, за които я използваме;
• ние използваме информацията въз основа на Ваше съгласие и Вие оттеглите това съгласие (в този случай ние повече няма да осъществяваме контакт с Вас, освен ако не ни дадете указания да изтрием цялата информация за Вас, като в този случай ще се съобразим с Вашето желание);
• ние използваме информацията на основание легитимен интерес и установим след Ваше възражение, че нашият интерес за продължаване на използването вече няма преимущество;
• информацията е придобита или използвана незаконно; или
• с оглед спазване на законово задължение.

• да изискате ограничаване на обработването ѝ

Това право е приложимо временно до разглеждане на Вашия случай, ако Вие:

• оспорвате точността на информацията, която използваме; или
• сте възразили относно използването на информацията на основание легитимен интерес

(ако изберете да упражните това свое право при тези случаи, ние ще Ви уведомим, преди да започнем да използваме информацията отново).

Това право е приложимо и при условие че:

• ние използваме информацията незаконно и Вие се противопоставите на изтриването ѝ; или
• повече нямаме нужда от информацията, но тя Ви е необходима за правна защита.

• да възразите срещу обработването ѝ

В този случай имате два вида права:

1. ако използваме информацията за Вас за директен маркетинг: можете да се откажете от него (без да се налага да мотивирате отказа си) и ние ще изпълним Вашето искане; и
2. ако използваме информация за Вас на основание легитимен интерес за цели, различни от директен маркетинг, можете да възразите срещу използването ѝ за тези цели, като представите описание на конкретната ситуация, и ние ще разгледаме Вашето възражение.

• да оттеглите своето съгласие за използването ѝ от нас

Това е приложимо, ако правното основание за използване на информацията е Ваше съгласие. Тези случаи ще бъдат ясни от контекста.

• да се извърши преносимост на данните

Ако:

1. сте ни предоставили данни; и
2. използваме данните по автоматизиран начин и на основание Ваше съгласие или изпълнение на задължение по договор с Вас,

Вие имате право да получите обратно данните си в широко използван формат, както и право да поискате да прехвърлим данните на друго лице, ако това е технически възможно за нас.

• да подадете жалба към надзорния орган във Вашата държава

Всяка държава от Европейсата икономическа зона следва да създаде един или повече органи за тази цел.

Координати за връзка с тях можете да намерите тук:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Информация за останалите държави можете да намерите на уебсайта на съответния орган във Вашата държава.