Philip Morris International

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Objectif

Méthode de collecte et base juridique du traitement

Respecter des obligations réglementaires

• Vérification de votre âge, de votre identité et de votre statut de partenaire commercial
• Obligations fiscales et comptables aux Entreprises
• «Connaissance du fournisseur»
• Sanctions commerciales
• Vérifications des antécédents
• Gestion de la santé et de la sécurité
• Demandes de divulgation juridique et réglementaire
• Conflits d’intérêts
• Enregistrement des feuilles de temps et des factures dans la mesure où vous agissez en tant que conseiller externe
• Conservation des contrats et des documents associés dans lesquels vous pouvez être mentionné.
• Enquête sur les allégations d’inconduite signalées

En général, ces renseignements nous sont fournis directement par vous lorsque vous entretenez une relation ou interagissez avec nous.

Nous utilisons ces données parce qu’il nous est nécessaire de nous conformer à une obligation légale de ne commercer qu’avec des adultes et de gérer notre entreprise en toute conformité (y compris en ce qui concerne le droit des sociétés et la conformité fiscale), de tenir des registres financiers et fiscaux, de respecter les sanctions commerciales, de nous conformer aux lois sur la santé et la sécurité (ce qui peut inclure la tenue de registres d’incidents), de produire des rapports, se conformer aux demandes d’information des autorités compétentes et gérer tout conflit d’intérêts, ou, dans les pays où il n’existe pas d’obligation légale de ce type, parce que nous avons un intérêt commercial légitime à gérer notre entreprise conformément aux exigences de bonnes pratiques qui ne l’emporte pas sur vos intérêts, droits et libertés de protéger les renseignements vous concernant.

Acheter des produits et des services

• Communication avec vous dans le cadre de la fourniture de produits ou de services par vous-même ou par votre employeur
• Administration du compte que nous détenons auprès de vous ou de votre employeur
• Traitement de vos paiements
• Gestion des relations
• Surveillance de votre conformité à notre accord, à nos politiques et à nos programmes internes (p.ex., notre programme GAP si vous êtes un agriculteur qui nous fournit des matières premières)
• Enquête sur la non-conformité à notre accord, à nos politiques et à nos programmes, problèmes et incidents internes;
• Gestion des mesures correctives en cas de non-conformité des politiques avec notre accord, les politiques et les programmes internes, les problèmes et les incidents.

Nous recevrons généralement les renseignements directement de vous ou par l’entremise de votre employeur (généralement, nom, rôle, adresse professionnelle, adresse courriel professionnelle, commandes, services, renseignements sur le paiement et [le cas échéant, détails des dépenses] correspondances).

Nous les utilisons dans le cadre de l’exécution de notre contrat avec vous ou votre employeur en tant qu’acheteur de vos produits ou services ou de ceux de votre employeur ou, en l’absence d’une telle obligation, nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime pour gérer notre entreprise, vous contacter au sujet des produits ou services que nous recevons de vous ou de votre employeur, traiter les paiements, gérer notre relation avec vous ou votre employeur et contrôler le respect de notre accord, de nos politiques et de nos programmes, qui n’est pas supplanté par vos intérêts, droits et libertés pour protéger les renseignements vous concernant.

Vendre nos produits

• Traiter vos commandes (y compris l’envoi de reçus)
• Traiter vos paiements
• Fournir des services de garantie

Ces renseignements nous sont généralement fournis par vous directement ou par votre intermédiaire, selon le cas (en général, nom, rôle, adresse professionnelle, courriel professionnel, commandes, informations sur les paiements, correspondance).

Nous les utilisons pour remplir nos obligations contractuelles envers vous ou votre employeur en tant qu’acheteur de nos produits.

Fournir des services liés aux ventes

• Traiter vos demandes
• Correspondre avec vous
• Assurer l’administration générale et le dépannage
• Gérer les relations

Ces renseignements nous sont généralement fournis directement par vous ou par le biais de votre employeur.

Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à vous fournir des services liés à la vente, à vous ou à votre employeur, qui ne l’emporte pas sur vos intérêts, droits et libertés de protéger les renseignements vous concernant.

Promotion commerciale et gestion des relations (lorsque la loi l’autorise)

• Vous informer des mises à jour, promotions et événements pertinents
• Gérer notre relation
• Comprendre vos préférences (p.ex., quels produits ou événements sont susceptibles de vous intéresser ou d’être mieux adaptés à vos besoins)
• Gérer les programmes de fidélité
• Vous inviter à participer à des sondages ou à des campagnes d’étude de marché et à les gérer
• Effectuer des études de marché
• Développer des stratégies de marketing
• Gérer les campagnes de marketing
• Personnaliser votre expérience des points de contact PMI (p.ex., pour personnaliser votre visite avec des messages d’accueil ou des suggestions qui pourraient vous intéresser, etc. )

Il s’agit généralement d’une combinaison de renseignements que vous nous fournissez (p.ex., votre nom, vos coordonnées et les détails de vos médias sociaux), de renseignements que nous recueillons automatiquement (p.ex., en utilisant la technologie pour surveiller l’utilisation des points de contact PMI) et (lorsque la loi l’autorise) de renseignements que nous obtenons de tiers (tels que les messages publics sur les médias sociaux).

Nous les utilisons au motif que nous avons un intérêt commercial légitime à gérer notre relation et à vous informer sur notre activité, nos produits et nos événements, à exercer des points de contact PMI et à personnaliser vos expériences, de ces manières qui ne sont pas supplantées par vos intérêts, droits et libertés de protéger les renseignements vous concernant.

Promotion commerciale et gestion des relations (lorsque la loi l’autorise)

• Vous fournir des renseignements sur les sociétés affiliées à PMI, leurs promotions, leurs produits et services, leurs points de vente, leurs événements et la réglementation des produits du tabac, ainsi que pour développer et améliorer les outils permettant d’atteindre ces objectifs.

Il s’agit généralement d’une combinaison de renseignements que vous nous fournissez (p.ex., votre nom et vos coordonnées, vos identifiants de médias sociaux), de renseignements que nous recueillons automatiquement (p.ex., à l’aide de témoins et de technologies similaires) et (lorsque la loi l’autorise) de renseignements que nous obtenons de tiers (tels que des messages publics sur les médias sociaux).

Nous les utilisons au motif que nous avons un intérêt commercial légitime à vous informer de ces choses qui n’est pas supplanté par vos intérêts, droits et libertés de protéger les renseignements vous concernant.

Dans certains pays, lorsque la loi l’exige, nous vous enverrons ces documents sous forme électronique uniquement avec votre consentement.

Administration des affaires

• Gestion organisationnelle générale et tenue de dossiers commerciaux
• Gestion du cycle de vie des entrepreneurs (de l’embauche au départ)
• Administration des visiteurs et tenue de dossiers
• Administration et exécution des événements et des programmes de formation et de conformité
• Correspondance relative à notre relation avec vous ou votre employeur, y compris pour traiter vos demandes de renseignements et demandes
• Développement, mise en œuvre, exploitation et maintenance des systèmes informatiques
• Maintien de la sécurité des systèmes, des appareils, de l’information et des bâtiments
• Gestion des bases de données de contacts et des outils de collaboration
• Affectations internationales et déplacements
• Gestion d’un environnement de travail sécuritaire
• Maintien de la sécurité du personnel, des clients, des fournisseurs, des visiteurs et des biens de chaque société affiliée à PMI

Nous recevrons généralement les renseignements de votre part directement ou par l’entremise de votre employeur.

Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à gérer notre entreprise, à gérer notre relation avec vous et à maintenir la sécurité et l’intégrité de nos bâtiments, de nos informations et de nos systèmes informatiques, qui n’est pas supplanté par vos intérêts, droits et libertés de restreindre l’utilisation des informations vous concernant.

Sécurité et surveillance des systèmes

• Contrôles et journaux d’authentification et d’accès, le cas échéant
• Surveiller les systèmes, les appareils, l’Internet et le courriel de PMI auxquels vous avez accès.
• Surveiller l’accès aux installations de PMI, les livraisons aux sociétés affiliées à PMI et les processus liés à la sécurité dans nos installations.
• Permettre et administrer votre utilisation des systèmes PMI, des logiciels fournis par PMI (y compris Internet et les courriels), et des appareils et renseignements de PMI; surveiller votre utilisation de ces éléments, y compris pour assurer une utilisation appropriée des installations Internet et des courriels, ainsi qu’un traitement approprié des renseignements de la société (p.ex., pour évaluer s’il semble y avoir une violation [délibérée ou par inadvertance] des politiques de la société en matière de protection des renseignements de la société).

Ces renseignements sont recueillis automatiquement par divers moyens tels que les systèmes automatisés et la surveillance des appareils, ainsi que l’enregistrement par télévision en circuit fermé et l’enregistrement audio dans nos installations.

Nous l’utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à assurer la confidentialité, l’intégrité et la sécurité de notre infrastructure physique et numérique, de nos informations et de nos installations, qui ne l’emporte pas sur vos intérêts, droits et libertés pour protéger les renseignements vous concernant.

Soutien pour toutes les fins ci-dessus

• Gérer vos comptes
• Vous permettre d’utiliser les points de contact de PMI (p.ex., vous permettre de rester connecté aux sections d’un point de contact qui sont réservées aux utilisateurs autorisés, administrer votre préférence linguistique, associer votre panier à vous)
• Correspondre avec vous
• Améliorer vos expériences
• Assurer l’administration et le dépannage

Il s’agira généralement d’une combinaison de renseignements que vous nous fournissez (généralement, nom, mot de passe ou équivalent) et de renseignements que nous recueillons automatiquement (p.ex., des renseignements sur votre appareil, ainsi que des témoins et des technologies de suivi similaires).

Nous les utilisons pour les raisons qui correspondent en vue d’utiliser les renseignements que nous soutenons. Par exemple, lorsque nous gérons votre compte pour soutenir un achat ou pour fournir un service après-vente, nous utilisons les renseignements pour nous acquitter de nos obligations contractuelles envers vous en tant qu’acheteur de nos produits; lorsque nous gérons votre compte pour vous tenir au courant de nos produits, nous soutenons le développement commercial et nous utilisons donc ces renseignements au motif que nous avons un intérêt commercial légitime à commercialiser nos produits qui n’est pas supplanté par vos intérêts, vos droits et vos libertés de protéger les renseignements vous concernant, etc.

Analyses et améliorations commerciales

• Nous permettre, à nous ou à nos partenaires d’affaires, de vous informer des opportunités potentielles de participer à la promotion des produits du PMI.
• Pour l’analyse et l’amélioration de l’activité [y compris pour les produits, les systèmes, les processus, les bureaux, les points de vente de produits PMI, les formations, les événements, les points de contact PMI numériques et les appareils et renseignements que nous (ou nos sociétés affiliées) vous fournissons à vous ou à votre employeur].

Il s’agit généralement d’une combinaison de renseignements que vous nous fournissez, de renseignements que nous recueillons automatiquement et (lorsque la loi l’autorise) de renseignements que nous obtenons de tiers.

Nous les utilisons au motif que nous avons un intérêt commercial légitime à analyser et à améliorer la performance de notre entreprise, nos produits, nos systèmes, nos processus, nos bureaux, nos points de vente, nos formations, nos événements, les points de contact PMI et les appareils et les renseignements que nous fournissons et à inviter d’autres personnes à s’impliquer dans la promotion des produits PMI, qui n’est pas supplanté par les intérêts, les droits et les libertés de protéger les renseignements vous concernant.

Comprendre vos points de vue, vos opinions et vos décisions

Il s’agit généralement de renseignements que nous obtenons auprès de sources tierces accessibles au public, telles que le site Web d’une société, des recherches sur Internet ou sur des plateformes de médias sociaux telles que LinkedIn, Facebook et Twitter, ou que nous obtenons directement de vous, tels que vos opinions que vous avez partagées avec nous comme étant vos opinions publiques.

Nous les utilisons au motif que nous avons un intérêt commercial légitime à suivre et à évaluer les points de vue et les décisions des parties prenantes et à déterminer la manière dont leurs points de vue et leurs décisions peuvent toucher PMI et son secteur d’activité, qui n’est pas supplanté par les intérêts, droits et libertés de protéger les renseignements vous concernant.

Type

Explication/critères de rétention typiques

• Dossiers de base de données

Si vous êtes une personne qui nous fournit des services (directement ou pour votre employeur), la plupart des renseignements contenus dans votre profil sont conservés pendant la durée de notre relation avec vous; p.ex., pendant que vous continuez à fournir des services, à acheter des produits, à utiliser le point de contact numérique ou à répondre à nos communications. Toutefois, certains éléments de votre profil marketing, tels que l’historique de vos achats, deviennent naturellement obsolètes après un certain temps, de sorte que nous les supprimons automatiquement après des périodes définies en fonction de l’objectif pour lequel nous les avons recueillis.

• Dossiers commerciaux et de paiement

Nous conservons les factures, les ventes, les achats, les paiements effectués et reçus et les pièces justificatives (telles que les contrats et les courriels) conformément aux exigences de la société et aux exigences fiscales, généralement pendant 11ans. Nous conservons également les enregistrements des contrôles effectués sur les fournisseurs aussi longtemps que nous sommes tenus de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

• Dossiers des visiteurs

Si vous visitez nos bâtiments, les dossiers des visiteurs sont conservés généralement pour une période de quelques mois seulement.

• Télévision en circuit fermé

Si vous visitez nos bâtiments, les dossiers de télévision en circuit fermé sont conservés pendant une période de quelques jours, jusqu’à quelques semaines, selon l’objectif spécifique de l’enregistrement.

• Achats et garantie

Si vous achetez des marchandises, nous conserverons ces renseignements aussi longtemps que nécessaire pour conclure la vente et nous conformer à toute obligation légale (p.ex., à des fins fiscales et comptables). Si vous vous inscrivez également pour bénéficier de la garantie d’un produit PMI, nous conserverons les détails de cette inscription pendant toute la durée de la garantie.

• Service à la clientèle

Si vous contactez le service à la clientèle, nous enregistrons votre demande et la conservons tant qu’elle reste pertinente pour notre relation, p. ex. si vous voulez que nous remplacions un appareil sous garantie. D’autres enregistrements relatifs à l’assistance à la clientèle (p.ex., l’enregistrement automatisé d’un appel téléphonique au cours duquel vous nous demandez de vous diriger vers un point de vente) peuvent n’être pertinents que jusqu’à ce que des enregistrements plus permanents soient effectués, et ne seront conservés que temporairement.

• Journaux de vérification du système

Les journaux de vérification du système sont généralement conservés pendant une période de 18mois.

• Analyse commerciale

Les données d’analyse commerciale sont généralement recueillies automatiquement lorsque vous utilisez les points de contact PMI et sont anonymisées/agrégées peu après.

Droit de regard sur les informations vous concernant que nous détenons

Plus de détails (remarque: certaines limites légales à tous ces droits s’appliquent)

• Nous demander de vous donner accès aux renseignements

Confirmation de ce qui suit:

• si nous traitons ou non des renseignements vous concernant;
• notre nom et nos coordonnées;
• l’objectif du traitement;
• les catégories de renseignements concernés;
• les catégories de personnes avec lesquelles nous partageons les renseignements et, lorsqu’une personne se trouve en dehors de l’EEE et ne bénéficie pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, les garanties appropriées pour protéger les renseignements;
• (si nous les détenons) la source des renseignements si nous ne les avons pas recueillis auprès de vous;
• (dans la mesure où nous le faisons, ce qui aura été porté à votre attention) l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques vous concernant, ou vous touche considérablement de façon similaire, et des informations sur la logique impliquée, ainsi que l’importance et les conséquences envisagées de ce traitement pour vous; et
• les critères permettant de déterminer la période pendant laquelle nous conserverons les informations.

Sur votre demande, nous vous fournirons une copie des renseignements vous concernant que nous utilisons (à condition que cela ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui).

• Nous demander de les corriger ou de les mettre à jour

Cela s’applique si les renseignements que nous détenons sont inexacts ou incomplets.

• Nous demander de les effacer

Cela s’applique dans les cas suivants:

• les renseignements que nous détenons ne sont plus nécessaires en ce qui concerne les fins pour lesquelles nous les utilisons;
• nous utilisons les renseignements sur la base de votre consentement et vous retirez votre consentement (dans ce cas, nous nous souviendrons de ne plus vous contacter, sauf si vous nous dites que vous voulez que nous supprimions tous les renseignements vous concernant, auquel cas nous respecterons votre souhait);
• nous utilisons les renseignements sur la base d’un intérêt légitime et nous constatons que, suite à votre objection, nous n’avons pas d’intérêt prépondérant à continuer à les utiliser;
• l’information a été obtenue ou utilisée illégalement; ou
• pour nous conformer à une obligation légale.

• Nous demander de restreindre notre traitement de l’information.

Ce droit s’applique temporairement pendant que nous examinons votre cas, si vous:

• contestez l’exactitude des renseignements que nous utilisons; ou
• vous êtes opposé à ce que nous utilisions les renseignements sur la base d’un intérêt légitime.

(Si vous utilisez votre droit dans ces cas, nous vous le dirons avant de réutiliser les renseignements).

Ce droit s’applique également si:

• notre utilisation est illégale et vous vous opposez à l’effacement des données; ou
• nous n’avons plus besoin des données, mais vous en avez besoin pour établir un dossier juridique.

• S’opposer à notre traitement

Vous avez deux droits:

1. si nous utilisons des renseignements vous concernant pour le marketing direct, vous pouvez vous désabonner (sans avoir à justifier pourquoi) et nous nous conformerons à votre demande; et
2. si nous utilisons les renseignements vous concernant sur la base d’un intérêt légitime à des fins autres que le marketing direct, vous pouvez vous opposer à ce que nous les utilisions à ces fins en donnant une explication de votre situation particulière et nous examinerons votre objection.

• Retirer votre consentement à ce que nous les utilisions;

Cela s’applique si le fondement juridique sur lequel nous utilisons les renseignements vous concernant est le consentement. Ces cas seront clairs dans le contexte.

• Portabilité des données

Si:

1. vous nous avez fourni des données; et
2. nous utilisons ces données par des moyens automatisés et sur la base de votre consentement, ou sur la base de l’abandon de nos obligations contractuelles envers vous,

vous avez le droit de recevoir les données de notre part dans un format couramment utilisé, et le droit de nous obliger à transmettre les données à quelqu’un d’autre si cela est techniquement possible pour nous.

• Déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance de votre pays.

Chaque pays de l’Espace économique européen doit prévoir une ou plusieurs autorités publiques à cet effet.

Vous trouverez leurs coordonnées ici:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Pour les autres pays, veuillez consulter le site Web de l’autorité de votre pays.