Philip Morris International

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Respect des obligations réglementaires

• Validation de votre âge, de votre identité et de votre statut en tant que détaillant
• Respect des obligations en matière de fiscalité et de comptabilité d’entreprise
• Sanctions commerciales
• Vérification des antécédents
• Gestion de la santé et de la sécurité
• Demandes de divulgation en vertu de la loi et de la réglementation
• Conflits d’intérêts
• Conservation des contrats et des documents connexes dans lesquels vous pourriez être nommé

• Enquête sur des allégations de mauvaise conduite portées à notre connaissance

En règle générale, vous nous fournissez ces renseignements directement.

Nous les utilisons car nous en avons besoin pour respecter une obligation juridique de traiter avec des adultes seulement et de mener nos activités de manière conforme (y compris en matière de conformité au droit des sociétés et fiscale), de conserver des dossiers financiers et fiscaux, de respecter les lois relatives à la santé et à la sécurité (qui pourraient exiger la conservation des dossiers d’incidents), de produire des rapports, de respecter les demandes d’information des autorités compétentes ou, dans les pays où aucune obligation juridique semblable n’est en vigueur, parce que nous avons un intérêt commercial légitime à traiter avec des adultes seulement et à mener nos activités conformément aux bonnes pratiques qui l’emporte sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos renseignements personnels.

Vente de nos produits

• Exécuter vos commandes (y compris à des fins d’envoi des reçus)
• Traiter vos paiements

• Fournir des services de garantie

En règle générale, ces renseignements nous sont fournis directement par vous ou par l’intermédiaire de votre employeur, le cas échéant (habituellement vos nom, rôle, adresse, courriel, information de paiement et correspondance).

Nous les utilisons pour nous dégager de nos obligations contractuelles envers vous ou votre employeur à titre d’acheteur de nos produits.

Offre de services de vente

• Traiter vos questions et demandes
• Communiquer avec vous
• Mener à bien les activités de gestion et de dépannage
• Administrer les programmes de fidélisation

• Gérer la relation

En règle générale, vous nous sont fournis directement par vous ou par l’intermédiaire de votre employeur.

Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à fournir des services de vente à vous ou à votre employeur qui l’emporte sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos renseignements personnels.

Gestion de la promotion et de la relation commerciales (là où la loi le permet)

• Vous informer des mises à jour, promotions et événements pertinents
• Gérer notre relation
• Inscrire des consommateurs adultes à nos bases de données
• Vous appuyer pour aider les consommateurs avec leurs comptes

• Comprendre vos préférences (par exemple en matière de produits ou d’événements qui pourraient vous intéresser ou être mieux adaptés à vos besoins)
• Administrer les programmes de fidélisation
• Vous inviter à participer à des sondages ou à des campagnes d’études de marché et administrer ceux-ci
• Mener des études de marché
• Élaborer des stratégies de marketing
• Administrer les campagnes de marketing

• Personnaliser votre expérience relativement aux points de contact PMI (par exemple, pour personnaliser vos visites à l’aide, entre autres, de salutations ou de suggestions qui pourraient vous intéresser)

En règle générale, il s’agit de renseignements que vous nous fournissez directement (par exemple, vos nom, coordonnées et détails liés à des médias sociaux), de renseignements que nous collectons de façon automatique (par exemple, en utilisant des technologies pour effectuer le suivi de l’utilisation des points de contact PMI) et (là où la loi le permet), des renseignements que nous acquérons auprès de tiers (tels que des billets publics publiés sur des médias sociaux).

Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à gérer la relation que nous entretenons et à vous informer sur nos affaires, nos produits et nos événements, à exploiter les points de contact PMI et à personnaliser vos expériences de manières qui l’emportent sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos renseignements personnels.

Gestion de la promotion et de la relation commerciales (là où la loi le permet)

• Vous fournir des renseignements sur les filiales de PMI, leurs promotions, produits et services, les magasins de détail, les événements et les règlements auxquels sont assujettis les produits du tabac et gérer lesdits renseignements, et développer et améliorer les outils pour atteindre ces objectifs.

En règle générale, il s’agit d’une combinaison de renseignements que vous nous fournissez directement (par exemple, vos nom et coordonnées, vos profils de réseaux sociaux), de renseignements que nous collectons de façon automatique (par exemple, en utilisant des témoins et des technologies similaires) et (là où la loi le permet) de renseignements que nous acquérons auprès de tiers (comme des billets publics publiés sur des réseaux sociaux).

Nous les utilisons car nous avons un intérêt commercial légitime à vous informer au sujet de ces activités qui l’emporte sur vos intérêts, droits ou libertés de protéger vos renseignements personnels.

Dans certains pays, où la loi l’exige, nous vous enverrons ce matériel en format électronique seulement si vous y consentez.

Administration des affaires

• Gestion organisationnelle générale et tenue des dossiers d’affaires
• Gestion du cycle de vie du commerçant (de l’engagement au départ)
• Gestion des visiteurs et tenue des dossiers
• Gestion et conduite des événements, formations et programmes de conformité
• Correspondance liée à notre relation avec vous ou avec votre employeur, y compris pour traiter vos questions et vos demandes
• Développement, mise en place, opération et entretien des systèmes de TI
• Maintien de la sécurité des systèmes, des appareils et des immeubles
• Exploitation de bases de données de contacts et d’outils de collaboration
• Gestion d’un milieu de travail sécuritaire

• Maintien de la sécurité et de la sûreté du personnel, des clients, des fournisseurs, des visiteurs de PMI et de la propriété de chacun

En règle générale, vous nous fournissez ces renseignements directement ou par l’intermédiaire de votre employeur.

Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à mener à bien nos activités, à gérer notre relation avec vous ou avec votre employeur, et à maintenir la sécurité et l’intégrité de nos immeubles et systèmes de TI qui l’emporte sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos renseignements personnels.

Suivi de la sécurité et des systèmes

• Contrôles et registres d’authentification et d’accès, le cas échéant
• Suivi des systèmes, des appareils, des services Internet et des courriels de PMI auxquels nous vous avons donné accès

• Suivi des accès aux locaux de PMI, des livraisons effectuées aux filiales de PMI, et des processus relatifs à la sécurité dans nos locaux

Ces renseignements sont collectés automatiquement de différentes façons, notamment à l’aide de systèmes automatiques et d’activités de suivi des appareils, d’enregistrements de systèmes de télévision en circuit fermé, et d’enregistrements audio de certains appels téléphoniques à nos locaux.

Nous les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime à assurer l’intégrité, la confidentialité et la sécurité de notre infrastructure physique et numérique et de nos locaux qui l’emporte sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos renseignements personnels.

Soutien pour toutes les fins susmentionnées

• Gestion de vos comptes
• Vous permettre d’utiliser les points de contact PMI (par exemple, en vous permettant de rester connecté à des sections d’un point de contact réservé aux utilisateurs autorisés, en gérant votre langue de préférence ou en associant votre panier à votre compte)
• Correspondre avec vous
• Améliorer vos expériences, comme la suggestion de produits à commander qui pourraient vous convenir (par exemple, en fonction de vos commandes précédentes)

• Administration et dépannage

En règle générale, il s’agit d’une combinaison de renseignements que vous nous fournissez directement (notamment vos nom et mot de passe [ou l’équivalent]) et de renseignements que nous collectons de façon automatique (par exemple, les renseignements sur votre appareil, ainsi que les témoins et les technologies de suivi similaires).

Nous les utilisons aux fins auxquelles ils sont requis. Par exemple, lorsque nous gérons votre compte afin de soutenir un achat ou d’offrir un service après-vente, nous utilisons les renseignements pour nous dégager de nos obligations contractuelles envers vous en tant qu’acheteur de nos produits et, dans le cas où nous gérons votre compte pour vous tenir informé sur nos produits ou vous suggérer des commandes qui pourraient vous convenir, nous soutenons nos activités d’expansion commerciale et les utilisons parce que nous avons un intérêt commercial légitime de commercialiser nos produits qui l’emporte sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos renseignements personnels, et ainsi de suite.

Analyse et amélioration des affaires

• Nous permettre à nous ou à nos partenaires d’affaires de vous informer d’occasions de participation à des activités de promotion de produits de PMI

• Analyser et améliorer les affaires (notamment pour les produits, systèmes, processus et bureaux de PMI, les magasins qui vendent des produits de PMI, les formations, les événements, les points de contact numériques de PMI et les renseignements que nous [ou nos filiales] communiquons à vous, votre employeur ou nos clients)

En règle générale, il s’agit d’une combinaison de renseignements que vous nous fournissez directement, de renseignements que nous collectons de façon automatique, et (là où la loi le permet) de renseignements que nous acquérons auprès de tiers.

Nous utilisons ces renseignements parce que nous avons un intérêt commercial légitime d’analyser et d’améliorer nos résultats commerciaux, produits, systèmes, processus, bureaux, magasins, formations, événements et points de contact PMI, et les renseignements que nous fournissons, ainsi que pour inviter d’autres personnes à participer à la promotion des produits de PMI qui l’emporte sur vos intérêts, droits et libertés de protéger vos renseignements personnels.

• Renseignements relatifs à la gestion d’une relation commerciale avec le commerçant (commerçant utilisant des points de contact numériques et joignable)

La plupart des renseignements de votre profil de commerçant sont conservés pendant la durée de notre relation commerciale avec vous. Cependant, certains éléments de votre profil, comme votre historique de tâches terminées, d’achats ou d’échanges de prix deviennent désuets après un certain temps et sont par conséquent supprimés automatiquement à l’issue de périodes spécifiques selon les objectifs pour lesquels nous les avons recueillis.

• Renseignements relatifs à la gestion de la relation commerciale avec le commerçant (commerçant inactif sur les points de contact numériques)

Ce scénario est le même que celui ci-dessus, sauf si vous cessez d’utiliser les points de contact numériques pendant une longue période (généralement 2 ans), auquel cas nous supprimons votre accès à la plateforme numérique ainsi que les dossiers que nous détenons encore sur votre utilisation de cette dernière (à moins que les dossiers, tels que ceux relatifs à vos commandes, ne doivent être traités à d’autres fins). La raison est que, dans ces circonstances, nous assumons que vous préférez ne pas utiliser la plateforme numérique.

• Commerçant (non joignable)

Si vous êtes inscrit à titre de commerçant auprès de nous et que les renseignements que vous nous avez fournis pour que nous puissions communiquer avec vous ne fonctionnent pas, nous conservons généralement vos renseignements pendant une période de 6 mois seulement afin de vous permettre de communiquer avec nous et de les corriger.

• Commerçant (inscription incomplète)

Si vous commencez à vous inscrire à titre de commerçant et que vous ne menez pas à bien le processus, nous ne conservons pas vos renseignements.

• enregistrements commerciaux et
  de paiement

Nous consignons les factures, les ventes, les achats, les paiements effectués et reçus, et les justificatifs connexes (comme les contrats et les courriels) conformément aux exigences de la société et fiscales, et ce, en règle générale pendant 11 ans. Nous consignons également les vérifications menées auprès des fournisseurs aussi longtemps que nécessaire pour respecter nos obligations juridiques et réglementaires.

• enregistrements
  des visites

Si vous visitez nos locaux, les enregistrements des visites sont généralement conservés pendant une période de trois ans.

• systèmes de télévision en circuit fermé

Si vous visitez nos locaux, les enregistrements des systèmes de télévision en circuit fermé sont généralement conservés pendant une période de quelques jours seulement, et pas plus de quelques semaines, selon le but précis de l’enregistrement.

• études de marché

Si vous n’êtes pas inscrit à notre base de données, et que nous utilisons vos renseignements personnels accessibles au public afin de comprendre le marché ou vos préférences, nous conserverons ceux-ci pendant une courte période pour mener à bien l’élément en question de l’étude de marché.

• achats et garantie

Si vous achetez des produits, nous en conserverons les détails aussi longtemps que nécessaire pour conclure la vente, et afin de respecter toute obligation légale (par ex. : à des fins de tenue de dossiers fiscaux et comptables). Si vous enregistrez également un produit de PMI aux fins de la garantie, nous conserverons ces détails aussi longtemps que nécessaire aux fins de
ladite garantie.

• service à la clientèle

Si vous communiquez avec le service à la clientèle, nous créerons un enregistrement de la communication (y compris des détails de votre demande et de notre réponse) et conserverons celui-ci aussi longtemps qu’il reste pertinent à notre relation, par exemple si vous avez besoin que l’on vous conseille sur la manière d’utiliser un point de contact numérique, ou si vos récentes demandes sont pertinentes. D’autres enregistrements relatifs au service à la clientèle (par ex. : l’enregistrement automatique d’un appel téléphonique au cours duquel vous nous demandez de vous mettre en relation avec un magasin de détail) peuvent être pertinents seulement jusqu’à ce que des enregistrements plus permanents ne soient faits, et ne seront donc conservés que temporairement.

• registres de vérification du système

Les registres de vérification du système sont généralement conservés pendant quelques mois seulement.

• analyses commerciales

Les données d’analyses commerciales sont généralement collectées automatiquement quand vous utilisez les points de contact PMI, et rendues anonymes et regroupées peu de temps après.

• nous demander de vous y octroyer l’accès

Il s’agit de confirmer :

• si nous traitons ou non des renseignements vous concernant;
• notre nom et nos coordonnées;
• les fins du traitement;
• les catégories de renseignements visées;
• les catégories de personnes à qui nous communiquons les renseignements et, dans le cas d’une personne résidant en dehors de l’EEE et ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation de l’Union européenne, les mesures de sécurité appropriées aux fins de protection des renseignements;
• (si nous la connaissons) la source des renseignements, dans le cas où nous ne les avons pas collectés auprès de vous;
• (dans la mesure où nous en faisons, ce qui aura été porté à votre attention) l’existence de prise de décisions automatisées, y compris du profilage, qui produit des effets juridiques à votre égard, ou qui vous touche considérablement d’une manière similaire, et des renseignements sur la logique visée, ainsi que la signification des conséquences envisagées d’un tel traitement pour vous; et
• les critères permettant de déterminer la période pendant laquelle nous conserverons les renseignements.

À votre demande, nous vous fournirons une copie des renseignements personnels que nous utilisons (pourvu que cela n’ait pas d’incidence sur les droits et libertés d’autrui).

• nous demander de les corriger ou de les mettre
  à jour

Ceci s’applique si les renseignements que nous détenons sont inexacts ou incomplets.

• nous demander de
  les effacer

Ceci s’applique si :

• les renseignements que nous détenons ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles nous les utilisons;
• nous utilisons les renseignements selon votre consentement et que vous retirez ce dernier (dans ce cas, nous ne communiquerons plus avec vous, à moins que vous ne nous demandiez de supprimer tous vos renseignements personnels, auquel cas nous respecterons votre souhait);
• nous utilisons les renseignements selon un intérêt légitime et nous déterminons que, à la suite de votre objection, nous n’avons pas d’intérêt primordial à continuer de les utiliser;
• les renseignements ont été obtenus ou utilisés de manière illégale; ou

• pour se conformer à une obligation juridique;

• nous demander de restreindre l’utilisation que nous en faisons

Ce droit s’applique, de manière temporaire pendant que nous étudions votre cas, si vous :

• contestez l’exactitude des renseignements que nous utilisons; ou
• vous êtes opposé à ce que nous utilisions les renseignements selon un intérêt légitime

  (si vous faites prévaloir vos droits dans ces cas, nous vous informerons avant d’utiliser de nouveau les renseignements)

  Ce droit s’applique également si :

• notre utilisation est illégale, et vous vous opposez à l’effacement des données; ou

• nous n’avons plus besoin des données, mais vous les réclamez pour monter un dossier juridique;

• vous opposer à ce que nous les traitions

Vous avez deux droits dans ce cas :

• si nous utilisons vos renseignements personnels à des fins de marketing direct : vous pouvez « vous désinscrire » (sans avoir besoin de justifier votre décision) et nous accèderons à votre demande; et
• si nous utilisons vos renseignements personnels selon un intérêt légitime à des fins autres que du marketing direct, vous pouvez vous opposer à ce que nous utilisions les renseignements à ces fins, en donnant une explication de votre cas précis, et nous tiendrons compte de
  votre objection.

• retirer votre consentement à ce que nous les utilisions

Ceci s’applique si le fondement juridique selon lequel nos utilisons vos renseignements personnels est le consentement. Ces cas seront clairs selon le contexte.

• portabilité des données

Si :

• vous nous avez fourni des données; et
• nous utilisons ces données, par voie automatisée et selon votre consentement ou selon la décharge de nos obligations contractuelles à
  votre égard,

vous avez alors le droit de récupérer les données auprès de nous dans un format courant, et le droit de nous demander de transmettre les données à un tiers s’il nous est techniquement possible de le faire.

• porter plainte auprès de l’autorité de contrôle de votre pays

Chaque pays de l’EEE doit financer une ou plusieurs de ces autorités publiques à cette fin.

Vous pouvez trouver leurs coordonnées ici :

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Pour les autres pays, veuillez consulter le site Web de l’autorité de votre pays.