Philip Morris International

- Denmark - Dansk - Business Partner

Formål

Indsamlingsmetode og retsgrundlag for behandling

Overholde forskriftsmæssige forpligtelser

• bekræfte din alder, identitet og status som virksomhedspartner
• virksomhedens skattemæssige og regnskabsmæssige forpligtelser
• "kend din leverandør"
• handelssanktioner
• baggrundstjek
• administration af sundhed og sikkerhed
• juridiske og forskriftsmæssige anmodninger om oplysninger
• interessekonflikter
• registrering af timesedler og fakturaer i det omfang, at du fungerer som ekstern rådgiver
• opbevaring af kontrakter og tilknyttede dokumenter, hvori der muligvis henvises til dig
• undersøgelse af indberettede påstande om ureglementeret adfærd

Disse oplysninger tilvejebringes som regel direkte for os af dig i løbet af den tid, hvor du har et forhold til eller interagerer med os.

Vi bruger dem, fordi det er nødvendigt for at vi kan overholde en juridisk forpligtelse til kun at handle med voksne, og til at drive vores virksomhed på en måde, der overholder lovene (herunder i forhold til overholdelse af selskabsret og skatteloven), føre regnskabs- og skatteoptegnelser, overholde handelssanktioner, overholde sundheds- og sikkerhedslove (som kan omfatte optegnelser over hændelser), udarbejde rapporter, overholde anmodninger om oplysninger fra kompetente myndigheder og håndtere eventuelle interessekonflikter, eller, i lande, hvor der ikke er en sådan juridisk forpligtelse, fordi vi har en legitim virksomhedsmæssig interesse i at drive vores virksomhed i overensstemmelse med krav til god praksis, der ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder til at beskytte oplysninger om dig.

Købe produkter og tjenester

• kontakte dig i løbet af din eller din arbejdsgivers levering af produkter eller tjenester til os
• administration af den konto, som vi har hos dig eller din arbejdsgiver
• behandle betalinger
• forvaltning af forhold
• overvågning af din overholdelse af vores aftale, vores politikker og interne programmer (f.eks. vores GAP-program, hvis du er en landmand, der forsyner os med råmaterialer)
• undersøgelse af manglende overholdelse af vores aftale, politikker og interne programmer, problemer og hændelser
• administrere afhjælpning af manglende overholdelse af politikker, af vores aftale, politikker og interne programmer, problemer og hændelser

Vi modtager generelt enten oplysningerne fra dig direkte eller via din arbejdsgiver (som regel, navn, rolle, virksomhedsadresse, virksomheds-e-mailadresse, ordrer, tjenester, betalingsoplysninger, (hvis relevant, nærmere oplysninger om udgifter) korrespondance).

Vi bruger dem i forbindelse med opfyldelsen af vores kontrakt med dig eller din arbejdsgiver som indkøber af dine eller din arbejdsgivers produkter eller tjenester, eller, hvis der ikke er en sådan forpligtelse, bruger vi dem, fordi vi har en legitim virksomhedsmæssig interesse i at drive vores virksomhed, kontakte dig i forbindelse med de produkter eller tjenester, som vi modtager fra dig eller din arbejdsgiver, i at behandle betalinger, administrere vores forhold til dig eller din arbejdsgiver og overvåge overholdelse af vores aftale, politikker og programmer, der ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder til at beskytte oplysninger om dig.

Sælge vores produkter

• opfylde dine ordrer (herunder sende kvitteringer)
• behandle dine betalinger
• yde garantitjenester

Disse oplysninger tilvejebringes som regel direkte for os af dig via din arbejdsgiver, som relevant (som regel, navn, rolle, virksomhedsadresse, virksomheds-e-mailadresse, ordrer, betalingsoplysninger, korrespondance).

Vi bruger dem til at opfylde vores kontraktlige forpligtelser over for dig eller din arbejdsgiver som køber af vores produkter.

Levere salgsrelaterede tjenester

• håndtere dine henvendelser og anmodninger
• kommunikere med dig
• generel administration og fejlfinding
• forvaltning af forhold

Disse oplysninger tilvejebringes som regel direkte for os af dig eller via din arbejdsgiver.

Vi bruger dem, fordi vi har en legitim virksomhedsmæssig interesse i at levere salgsrelaterede tjenester til dig eller din arbejdsgiver, der ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder til at beskytte oplysninger om dig.

Virksomhedskampagne og forvaltning af forhold (hvis tilladt ved lov)

• informere dig om relevante opdateringer, kampagner og begivenheder
• forvalte vores forhold
• forstå dine præferencer (såsom hvilke produkter eller begivenheder, der kan interessere dig eller kan være bedre skræddersyet til dine behov)
• administrere loyalitetsprogrammer
• invitere dig til at deltage i, og administrere, spørgeundersøgelser eller markedsundersøgelseskampagner
• til markedsundersøgelser
• udvikle markedsføringsstrategier
• administrere markedsføringskampagner
• tilpasse din oplevelse med PMI-berøringspunkter (f.eks. for at tilpasse dit besøg såsom med hilsener eller forslag, der kan interessere dig)

Dette vil som regel være en kombination af oplysninger, som du tilvejebringer for os (for eksempel, dit navn og dine kontaktoplysninger, samt sociale medieoplysninger), oplysninger, som vi indsamler automatisk (f.eks. ved hjælp af teknologi for at overvåge brug af PMI-berøringspunkter) og (hvis tilladt ved lov) oplysninger, som vi indsamler fra tredjeparter (såsom offentlige opslag på sociale medier).

Vi bruger dem med den begrundelse, at vi har en legitim virksomhedsmæssig interesse i at forvalte vores forhold og fortælle dig om vores virksomhed, produkter og begivenheder, i at drive PMI-berøringspunkter, og i at tilpasse dine oplevelser på disse måder, der ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder til at beskytte oplysninger om dig.

Virksomhedskampagne og forvaltning af forhold (hvis tilladt ved lov)

• tilvejebringe oplysninger for dig om, og for at administrere, tilknyttede PMI-selskaber, deres kampagner, produkter og tjenester, butikker, begivenheder og reguleringen af tobaksprodukter, og for at udvikle og forbedre værktøjer til at forfølge disse formål

Dette vil som regel være en kombination af oplysninger, som du tilvejebringer for os (for eksempel, dit navn og dine kontaktoplysninger, samt sociale medieoplysninger), oplysninger, som vi indsamler automatisk (f.eks. ved hjælp af cookies og lignende teknologier), og (hvis tilladt ved lov) oplysninger, som vi indsamler fra tredjeparter (såsom offentlige opslag på sociale medier).

Vi bruger dem med den begrundelse, at vi har en legitim virksomhedsmæssig interesse i at informere dig om disse ting, der ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder til at beskytte oplysninger om dig.

I visse lande, hvis påkrævet ved lov, sender vi dig kun disse materialer i elektronisk format med dit samtykke.

Virksomhedsadministration

• generel organisationsstyring og bogføring af virksomhedsoptegnelser
• administration af kontrahent-livscyklus (fra ansættelse til ophør af kontrakt)
• administration af besøgende og bogføring
• administration og afvikling af begivenheder, uddannelse og overholdelsesprogrammer
• korrespondance i forhold til vores forhold til dig eller din arbejdsgiver, herunder for at håndtere dine henvendelser og anmodninger
• Udvikling, implementering, drift og vedligeholdelse af IT-systemer
• opretholdelse af sikkerheden af systemer, enheder, oplysninger og bygninger
• driften af kontaktdatabaser og samarbejdsværktøjer
• internationale opgaver og rejser
• drift af et sikkert arbejdsmiljø
• opretholdelse af sikkerheden af hvert tilknyttet PMI-selskabs personale, kunder, leverandører, besøgende og ejendom

Vi modtager generelt enten oplysningerne direkte fra dig eller via din arbejdsgiver.

Vi bruger dem, fordi vi har en legitim virksomhedsmæssig interesse i at drive vores virksomhed, forvalte vores forhold til dig og opretholde sikkerheden og integriteten af vores bygninger, oplysninger og it-systemer, der ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder til at begrænse brugen af oplysninger om dig.

Sikkerheds- og systemovervågning

• autentificerings- og adgangskontroller og logfiler, hvis relevant
• overvågning af PMI-systemer, -enheder, internet og e-mail, som du tildeles adgang til
• overvågning af adgang til PMI-lokaler, leveringer til tilknyttede PMI-selskaber og sikkerhedsrelaterede processer i vores lokaler
• aktivering og administration af din brug af PMI-systemer, PMI-udstedt software (herunder internet og e-mail), PMI-enheder og PMI-oplysninger, overvågning af din brug af disse, herunder for at sikre passende brug af internet- og e-mailfaciliteter, og passende håndtering af virksomhedsoplysninger (for eksempel, for at vurdere, hvorvidt der virker til at være en overtrædelse (bevidst eller utilsigtet) af virksomhedspolitikker om beskyttelse af virksomhedsoplysninger

Disse oplysninger indsamles automatisk via forskellige midler, såsom automatiserede systemer og enhedsovervågning, samt kameraovervågning og lydoptagelser i vores lokaler.

Vi bruger dem, fordi vi har en legitim virksomhedsmæssig interesse i at sikre fortroligheden, integriteten og sikkerheden af vores fysiske og digitale infrastruktur, oplysninger og lokaler, der ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder til at beskytte oplysninger om dig.

Support til alle ovenstående formål

• administration af dine konti
• give dig mulighed for at bruge PMI-berøringspunkter (f.eks. give dig mulighed for at forblive logget ind på afsnit af et berøringspunkt, der kun er forbeholdt autoriserede brugere, administrere din sprogpræference, knytte din indkøbsvogn til dig)
• kommunikere med dig
• forbedre dine oplevelser
• administration og fejlfinding

Dette vil som regel være en kombination af oplysninger, som du tilvejebringer for os (som regel, navn, adgangskode (eller tilsvarende)) og oplysninger, som vi indsamler automatisk (for eksempel, oplysninger om din enhed og cookies og lignende sporingsteknologier).

Vi bruger dem med den begrundelse, der svarer til formålet med at bruge de oplysninger, som vi understøtter. Hvis vi f.eks. administrerer din konto for at understøtte et køb eller for at levere eftersalgsservice, bruger vi oplysningerne til at opfylde vores kontraktlige forpligtelser over for dig som køber af vores produkter; hvis vi administrerer din konto for at opdatere dig om vores produkter, understøtter vi virksomhedsudvikling, og derfor bruger vi oplysningerne på det grundlag, at vi har en legitim virksomhedsmæssig interesse i at markedsføre vores produkter, der ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder til at beskytte oplysninger om dig, og så videre.

Virksomhedsanalyser og forbedringer

• give os eller vores virksomhedspartnere mulighed for at informere dig om potentielle muligheder for at blive involveret i promovering af PMI-produkter
• til virksomhedsanalyser og forbedringer (herunder til PMI-produkter, systemer, processer, kontorer, butikker, der sælger PMI-produkter, uddannelse, begivenheder, digitale PMI-berøringspunkter og de enheder og oplysninger, som vi (eller vores tilknyttede selskaber) tilvejebringer for dig eller din arbejdsgiver)

Dette vil som regel være en kombination af oplysninger, som du tilvejebringer for os, og oplysninger, som vi indsamler automatisk og (hvis tilladt ved lov) oplysninger, som vi indsamler fra tredjeparter.

Vi bruger dem på det grundlag, at vi har en legitim virksomhedsmæssig interesse i at analysere og forbedre vores virksomhedsresultater, vores produkter, systemer, processer, kontorer, butikker, uddannelse, begivenheder, PMI-berøringspunkter, samt de enheder og oplysninger, som vi tilvejebringer, og i at invitere andre til at deltage i promoveringen af PMI-produkter, der ikke tilsidesættes af interesser, rettigheder og frihedsrettigheder til at beskytte oplysninger om dig.

Forståelse af dine synspunkter, meninger og beslutninger

Dette vil som regel være oplysninger, som vi indsamler fra offentligt tilgængelige tredjepartskilder, såsom fra et virksomhedswebsted, internetsøgninger eller på sociale medieplatforme, såsom LinkedIn, Facebook og Twitter, eller som vi indsamler direkte fra dig, såsom dine synspunkter, som du har delt med os som værende dine offentlige synspunkter.

Vi bruger dem med den begrundelse, at vi har en legitim virksomhedsmæssig interesse i at overvåge og vurdere interessenters synspunkter og beslutninger og kortlægge den måde, hvorpå deres synspunkter og beslutninger kan påvirke PMI og dets branche, der ikke tilsidesættes af interesser, rettigheder og frihedsrettigheder til at beskytte oplysninger om dig.

Type

Forklaring/almindelige opbevaringsskriterier

• databaseoptegnelser

Hvis du er en enkeltperson, der leverer tjenester til os (enten direkte eller for din arbejdsgiver), opbevares de fleste oplysningerne i din profil under varigheden af vores forhold til dig; for eksempel, mens du fortsætter med at levere tjenester, købe produkter, bruge det digitale berøringspunkt eller svare på vores meddelelser. Nogle elementer i din markedsføringsprofil, såsom din købshistorik, vil naturligvis blive forældede efter en tidsperiode, så vi sletter dem automatisk efter definerede perioder, som passende til det formål, hvortil vi indsamlede dem.

• virksomheds- og betalingsoptegnelser

Vi fører optegnelser over fakturaer, salg, køb, betalinger, der foretages og modtages, samt understøttende dokumenter (såsom kontrakter og e-mails) i overensstemmelse med virksomhedens og skattemæssige krav, som regel 11 år. Vi fører også optegnelser over baggrundstjek, der udføres i forbindelse med leverandører, så længe vi er forpligtede til at overholde vores juridiske og forskriftsmæssige forpligtelser.

• optegnelser over besøgende

Hvis du besøger vores bygninger, opbevares optegnelser over besøgende som regel i en periode på blot nogle få måneder.

• Kameraovervågning (CCTV)

Hvis du besøger vores bygninger, opbevares kameraovervågningsoptegnelser som regel i en periode på blot et par dage, op til et par uger, afhængigt af det specifikke formål med optagelsen.

• køb og garanti

Hvis du køber varer, opbevarer vi oplysninger om dette så længe, det er nødvendigt for at gennemføre salget, og for at overholde eventuelle juridiske forpligtelser (for eksempel, til skattemæssige og regnskabsføringsformål). Hvis du også tilmelder dig en garanti for et PMI-produkt, opbevarer vi oplysninger om dette, så længe det er relevant for garantien.

• kundeservice

Hvis du kontakter kundeservice, fører vi en optegnelse over henvendelsen og opbevarer den, mens den forbliver relevant for vores forhold, for eksempel, hvis du har brug for, at vi erstatter en enhed under garanti. Andre optegnelser, der er relevante for kundeservice (for eksempel, en automatiseret optagelse af et telefonopkald, hvori du beder os om at dirigere dig til en detailbutik) er muligvis kun relevante, indtil der oprettes mere permanente optegnelser, og de opbevares kun midlertidigt.

• systemrevisionslogfiler

Systemrevisionslogfiler opbevares som regel i en periode på 18 måneder.

• virksomhedsanalyser

Oplysninger om virksomhedsanalyser indsamles som regel automatisk, når du bruger PMI-berøringspunkter og anonymiseres/aggregeres kort efter.

Ret med hensyn til de oplysninger om dig, som vi opbevarer

Yderligere oplysninger (bemærk: visse juridiske begrænsninger gælder for alle disse rettigheder)

• til at anmode os om at give dig indsigt i dem

Dette er en bekræftelse af:

• hvorvidt vi behandler oplysninger om dig,
• vores navn og kontaktoplysninger,
• formålet med behandlingen,
• de pågældende kategorier af oplysninger,
• de kategorier af personer, som vi deler oplysningerne med, og hvis eventuel person befinder sig uden for EØS og ikke drager fordel af en tilstrækkelighedsafgørelse fra Europa-Kommissionen, de passende sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af oplysningerne,
• (hvis vi har den) kilden til oplysningerne, hvis vi ikke indsamlede dem fra dig,
• (i det omfang vi gør det, som vi vil gøre dig opmærksom på) eksistensen af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering, der har en retsvirkning for dig, eller som væsentligt påvirker dig på en lignende måde, og oplysninger om den involverede logik, samt betydningen og de påtænkte konsekvenser af en sådan behandling for dig, og
• kriterierne for at bestemme den periode, i hvilken vi opbevarer oplysningerne.

Efter din anmodning herom giver vi dig en kopi af de oplysninger om dig, som vi bruger (forudsat at dette ikke påvirker andres rettigheder og frihedsrettigheder).

• til at anmode os om at berigtige eller opdatere dem

Dette gælder, hvis de oplysninger, som vi opbevarer, er unøjagtige eller ufuldstændige.

• til at anmode os om at slette dem

Dette gælder, hvis:

• de oplysninger, som vi opbevarer, ikke længere er nødvendige i forhold til de formål, hvortil vi bruger dem,
• vi bruger oplysningerne på grundlag af dit samtykke, og du trækker dit samtykke tilbage (i dette tilfælde vil vi huske ikke at kontakte dig igen, medmindre du beder os om at slette alle oplysninger om dig, i hvilket tilfælde vi respekterer dine ønsker),
• vi bruger oplysningerne på grundlag af en legitim interesse, og vi konstaterer, at vi, efter din indsigelse, ikke har en tvingende interesse i at fortsætte med at bruge dem,
• oplysningerne blev indsamlet eller brugt ulovligt, eller
• til at overholde en juridisk forpligtelse.

• til at anmode os om at begrænse vores behandling af dem

Denne ret gælder midlertidigt, mens vi undersøger din sag, hvis du:

• anfægter nøjagtigheden af de oplysninger, som vi bruger, eller
• har gjort indsigelse mod vores brug af oplysningerne på grundlag af en legitim interesse

(Hvis du gør brug af din rettighed i disse tilfælde, underretter vi dig, inden vi bruger oplysningerne igen).

Denne ret gælder også, hvis:

• vores brug er ulovlig, og du gør indsigelse mod sletningen af oplysningerne, eller
• vi ikke længere har brug for oplysningerne, men du skal bruge dem til at fastlægge en retssag.

• til at gøre indsigelse mod vores behandling af dem

Du har to rettigheder her:

1. hvis vi bruger oplysninger om dig til direkte markedsføring: du kan "fravælge" (uden at skulle begrunde det), og vi vil efterkomme din anmodning, og
2. hvis vi bruger oplysningerne om dig på grundlag af en legitim interesse til andre formål end direkte markedsføring, kan du gøre indsigelse mod vores brug af dem til de pågældende formål, og give en forklaring af din særlige situation, hvorefter vi vil overveje din indsigelse.

• til at tilbagetrække dit samtykke til vores brug af dem

Dette gælder, hvis det retsgrundlag, hvorpå vi bruger oplysningerne om dig, er samtykke. Disse tilfælde vil være tydelige ud fra sammenhængen.

• til dataportabilitet

Hvis:

1. du har tilvejebragt oplysninger for os, og
2. vi bruger de pågældende oplysninger, via automatiserede midler, og på grundlag af enten dit samtykke, eller på grundlag af opfyldelse af vores kontraktmæssige forpligtelser over for dig,

så har du ret til at modtage oplysningerne tilbage fra os i et almindeligt anvendt format, og ret til at kræve, at vi sender oplysningerne til en anden, hvis det er teknisk muligt for os at gøre det.

• til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden i dit land

Hvert land i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde skal sørge for én eller flere offentlige myndigheder til dette formål.

Du kan finde deres kontaktoplysninger her:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

For andre lande bedes du se webstedet for dit lands myndighed.