Qui sommes-nous ?
Nous sommes une filiale, membre de Philip Morris International, groupe collectif d’entreprises. Tous les membres affiliés du groupe sont répertoriés ici ainsi que les coordonnées du délégué à la protection des données, le cas échéant. Veuillez utiliser ces coordonnées si vous souhaitez nous contacter. Nos coordonnées (nom, adresse, etc.) vous auront été communiquées séparément au moment de (ou pour confirmer) la collecte d’informations vous concernant, par exemple, à travers un avis sur une application, un site Web ou dans un e-mail contenant un lien vers le présent avis.
Comment recueillons-nous des informations vous concernant ?
Afin de mettre en place un processus de recrutement efficace, nous recueillons différents types de données personnelles vous concernant et ce, de différentes manières.
- Vous pouvez nous fournir des informations directement (par ex., lors de la création d’un compte, de la création d’un profil de candidat, postuler à un emploi, de la participation à un entretien, de la réalisation d’un test ou d’une évaluation, de l’envoi d’un e-mail ou d’un appel).
- Nous pouvons collecter des informations automatiquement lorsque vous interagissez avec nos systèmes ou lorsque nous communiquons avec vous (par ex., lorsque vous utilisez une application ou un site Web de PMI ou lorsque nous utilisons des technologies pour observer quand vous recevez ou ouvrez des e-mails ou recevez des SMS).
- Nous pouvons également obtenir des informations auprès de tiers (par ex., par le biais d’agences de recrutement, de recommandations, de fournisseurs de références, de fournisseurs de tests ou d’évaluations, de fournisseurs de vérification des antécédents (lorsque la loi l’autorise) et de sources accessibles au public, telles que le site Web d’une entreprise, les recherches sur Internet ou les plateformes de réseaux sociaux telles que LinkedIn).
Dans le présent avis, nous désignons par « points de contact PMI » toutes les méthodes grâce auxquelles vous nous contactez. Les points de contact de PMI peuvent être physiques (par exemple, les bureaux et les événements) et numériques (par exemple, les applications et les sites Web).
Quelles informations vous concernant recueillons-nous ?
Nous pouvons recueillir différents types d’informations vous concernant (toujours dans les limites autorisées par la loi) :
- les informations nécessaires à la gestion et à l’administration de notre relation avec vous (y compris, lorsque nous en convenons, le remboursement de certaines dépenses pour assister à l’entretien) et à la gestion de notre activité, notamment pour satisfaire à nos obligations légales et réglementaires (par ex., vérifier votre identité, votre droit de travailler, les détails de votre candidature et, lorsque la loi l’autorise, votre aptitude à occuper un emploi au moyen de la vérification de vos antécédents)
- les informations que vous nous fournissez dans votre profil de candidat, votre demande d’emploi, vos formulaires ou vos réponses à des enquêtes
- les informations nécessaires à l’évaluation de votre éligibilité à un poste, à la présélection et à la sélection des candidats
- les informations concernant les visites que vous effectuez dans nos bureaux et votre participation à des événements
- le cas échéant, les informations nécessaires pour vous proposer un emploi et vous intégrer (telles que la présentation d’une offre, la rédaction d’un contrat de travail, la fourniture d’informations sur les avantages sociaux ou pour faire en sorte que les avantages sociaux soient en place lorsque vous nous rejoignez, et l’organisation de l’accès aux systèmes)
- les informations recueillies dans le cadre de notre suivi et de l’amélioration continue du processus de recrutement
- les informations que vous nous communiquez par téléphone ou par e-mail
- les informations sur vos préférences, centres d’intérêt et aspirations de carrière (y compris les informations que nous déduisons à partir d’autres informations, par exemple à partir d’informations statistiques)
- les informations recueillies dans le cadre de l’analyse et des améliorations commerciales
- les informations statistiques vous concernant (par exemple, des informations statistiques sur les personnes dans certaines zones géographiques)
À quelles fins utilisons-nous des informations vous concernant, et sur quelle base juridique nous appuyons-nous pour le faire ?
Dans cette section, nous décrivons les finalités pour lesquelles nous utilisons les informations à caractère personnel. Cependant, il s’agit d’un avis global, et lorsque les lois d’un pays donné restreignent ou interdisent certaines activités décrites dans cet avis, nous n’utilisons pas les informations vous concernant à ces fins dans ce pays.
Sous réserve de ce qui précède, nous utilisons les informations vous concernant aux fins suivantes :
- effectuer des vérifications d’identité, d’éligibilité au poste et au droit de travailler
- vérifier les antécédents professionnels, les qualifications, l’expérience et les références
- lorsque la loi l’autorise, effectuer une validation des candidats et une vérification des antécédents
- effectuer le recrutement et la sélection, notamment les entretiens, les évaluations et le profilage psychométrique, la présélection, l’offre d’emploi et les avantages sociaux (le cas échéant)
- l’administration de l’entreprise, y compris les obligations en matière de tenue de registres
- le cas échéant, la gestion du remboursement des dépenses pour assister à l’entretien
- le cas échéant, l’administration et la gestion préalables à l’emploi, notamment la préparation de documents contractuels et non contractuels, l’inscription au régime d’avantages sociaux et l’organisation des systèmes et l’accès aux bâtiments
- le suivi du processus de recrutement
- à des fins d’analyse commerciale et d’amélioration, notamment de notre processus de recrutement, nos événements, les points de contact numériques de PMI, les systèmes et dispositifs de PMI et les informations que nous (ou nos filiales) fournissons aux candidats
La base juridique de notre utilisation des informations vous concernant repose sur l’un des éléments suivants (que nous vous expliquons plus en détail dans la section « En savoir plus ») :
- le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis
- pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat
- un intérêt commercial légitime qui n’est pas supplanté par les intérêts que vous avez de protéger ces informations
- si aucune des conditions ci-dessus ne s’applique, ou si la loi l’exige, votre consentement (que nous vous demanderons avant de traiter les informations)
Utilisons-nous l’intelligence artificielle ou prenons-nous des décisions automatisées ?
Nous pouvons utiliser les fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) suivantes pendant le processus de recrutement.
Notre portail des candidats intègre une IA qui contient un certain nombre de fonctionnalités, notamment des recommandations d’emploi personnalisées en fonction de votre emplacement, de votre expérience et de vos préférences.
Le portail des candidats dispose également d’une fonctionnalité de chatbot qui répond aux questions fréquemment posées et vous aide à naviguer sur le portail en vous permettant de rechercher des emplois, de postuler plus facilement et de créer un profil lorsque vous communiquez vos informations (comme l’intitulé de votre poste actuel, le lieu de travail recherché ou votre CV) directement par le biais du chatbot.
De plus, le portail des candidats est doté d’une fonctionnalité qui classe chaque candidature, à la manière dont un recruteur examine les documents écrits transmis dans le cadre du processus de recrutement et qui ordonne les candidatures à une offre d’emploi sur la base des compétences et de l’expérience pertinentes. Cette fonctionnalité utilise un traitement du langage avancé pour analyser notre description de poste et la comparer aux informations écrites que vous nous avez communiquées dans le cadre de votre candidature. Cette fonctionnalité calcule un grade en fonction de plusieurs critères tels que : l’intitulé du poste, les années d’expérience, les compétences et le lieu. Le grade (par ex., A, B, C, ou « Ne correspond pas » (A indiquant la meilleure compatibilité)) aide les recruteurs à comprendre dans quelle mesure vous correspondez au poste. Le classement est déterminé à l’aide de l’IA, alimentée par des données explicites et implicites. Les données explicites englobent toutes les informations que vous nous avez communiquées, notamment les compétences, l’expérience professionnelle, l’intitulé de votre poste actuel et les informations de localisation. Le portail des candidats extrait des mots-clés de ces données et les stocke dans votre profil, avec ces mots-clés. Le portail des candidats peut également extraire des mots-clés similaires ou connexes qui peuvent renforcer notre compréhension de vos compétences sur la base de données préexistantes concernant les intitulés de poste et l’expérience. En combinant ces sources de données, le portail des candidats fournit une mesure de la probabilité que vous répondiez aux exigences du poste auquel vous postulez.
Le processus de classement et de correspondance dépend des critères spécifiques et du « poids » relatif attribué à chaque critère en fonction du poste. Par exemple, le score le plus élevé est attribué pour des correspondances exactes (un candidat « représentant commercial » correspond à un poste de « représentant commercial »), et un score partiel est attribué pour des correspondances similaires (un candidat « développement commercial » correspond à un poste de « représentant commercial »). Des informations contextuelles peuvent influencer le poids relatif de chaque composante du score. Par exemple, pour un poste comme celui de « conducteur de camion », il est possible de donner plus de poids au score de correspondance de l’intitulé, car un candidat qui a déjà occupé un poste avec cet intitulé est davantage susceptible de répondre aux exigences minimales du poste. En revanche, pour un poste comme celui « d’ingénieur en logiciel », le score de correspondance des compétences aura également un poids élevé, car le score de correspondance global doit refléter des compétences telles que des langages de programmation spécifiques.
Les critères, notamment les compétences et l’expérience, des collaborateurs actuels qui occupent le même poste peuvent également être pris en compte, afin de fournir des exemples de candidats idéaux pour un poste et d’améliorer la précision du processus de classement et de correspondance.
De plus, nous pouvons utiliser des fonctionnalités d’IA lors de l’entretien en ligne pour nos offres de stage. Plus particulièrement, les entretiens en ligne utilisent une fonction de traitement du langage naturel pour transcrire vos réponses audio (ce que vous dites) en texte, puis pour les comparer aux compétences liées à l’emploi qui sont essentielles pour réussir dans ces postes de stagiaire. Votre réponse est notée et utilisée pour aider les recruteurs à identifier les candidats les plus susceptibles de posséder les compétences professionnelles nécessaires pour réussir.
De cette manière, un modèle d’IA aide dans un premier temps les recruteurs à identifier les candidats à interviewer, mais ne prend pas seul de décisions d’embauche à proprement dites. Les recruteurs de PMI examinent toujours les candidatures de tous les grades, y compris les profils incomplets qui n’ont pas été correctement chargés dans notre système.
Aucune prise de décision automatisée ne se fait dans le cadre d’une décision finale d’embauche et les informations que vous communiquez seront toujours évaluées en personne par un recruteur ou un responsable hiérarchique recruteur lorsqu’il s’agit de prendre une telle décision.
Si nous devons recourir à une prise de décision automatisée, nous vous le signalerons à ce moment-là et vous donnerons des informations sur la logique impliquée dans la prise de décision, ainsi que sur l’importance et les conséquences envisagées pour vous d’une telle utilisation de vos informations.
En outre, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de technologie tiers qui intègrent l’IA dans leurs produits technologiques (tels que Microsoft). Par exemple, la traduction de données provenant des e-mails ou documents que vous nous envoyez dans le cadre de votre candidature. Ces produits technologiques peuvent inclure des fonctionnalités d’IA telles que la transcription de la voix en texte et la transcription du texte en voix.
Où des informations vous concernant peuvent-elles être envoyées ?
Comme dans toute entreprise multinationale, nous transférons des informations à l’échelle mondiale à nos filiales et prestataires de services. Vos données peuvent donc être transférées vers d’autres pays dans le cadre de nos opérations standard. Chaque fois que nous transférerons vos données à l’étranger, nous limitons l’accès à vos données uniquement à ceux qui ont besoin de les consulter, traitons vos données conformément à nos normes internes de protection des données, les protégeons de manière appropriée et transférons les informations uniquement conformément aux lois en vigueur en matière de confidentialité des données. Lorsque des données sont transférées, nous exigeons de la partie destinataire qu’elle préserve la confidentialité de vos données, qu’elle les supprime lorsqu’elles ne sont plus nécessaires et qu’elle agisse conformément au présent avis de confidentialité. Par conséquent, les informations vous concernant peuvent être transférées en dehors de votre juridiction. Par exemple, si vous résidez dans l’Espace économique européen (« EEE »), au Royaume-Uni, en Suisse, en Australie ou au Japon, vos données peuvent être traitées dans un autre pays.
Comment protégeons-nous les informations vous concernant ?
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les informations personnelles que nous détenons contre les risques de divulgation, d’utilisation, d’altération ou de destruction non autorisées. Le cas échéant, nous utilisons des technologies comme le cryptage, entre autres, qui peuvent participer à sécuriser les informations que vous fournissez. Toutefois, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage en ligne n’est sûre à 100 %. Par conséquent, bien que nous nous efforcions d’utiliser des moyens raisonnables et acceptables pour protéger vos informations, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité ou leur confidentialité absolues. Nous exigeons également de nos prestataires de services qu’ils se conforment à des exigences équivalentes en matière de confidentialité et de sécurité des données.
Combien de temps les informations vous concernant seront-elles conservées ?
Nous conserverons les informations vous concernant le temps nécessaire pour répondre aux finalités pour lesquelles les informations ont été collectées conformément à nos normes internes de conservation des données. Par la suite, nous les supprimons. Cette période peut varier en fonction des finalités pour lesquelles les informations ont été recueillies. Veuillez noter que dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de supprimer ces informations. En outre, nous sommes parfois légalement tenus de conserver les informations, par exemple à des fins fiscales ou comptables.
Quels sont vos droits et options ?
Vous pouvez disposer de tous ou de certains des droits suivants au regard des informations vous concernant que nous détenons :
- nous demander de vous donner accès à ces informations ;
- nous demander de les rectifier, de les mettre à jour ou de les effacer ;
- nous demander de restreindre notre utilisation de ces informations, dans certaines circonstances ;
- vous opposer à notre utilisation de ces informations, dans certaines circonstances ;
- retirer votre consentement à notre utilisation de ces informations ;
- la portabilité des données, dans certaines circonstances ; et
- déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de votre pays (le cas échéant).
Nous vous proposons des moyens simples d’exercer ces droits, tels que des liens de « désabonnement », en vous connectant à votre compte et en utilisant la fonction de libre-service, en contactant people.culture@pmi.com ou en utilisant les contacts du paragraphe « Qui contacter si vous avez des questions ? » à la fin du présent avis.
Données supplémentaires spécifiques par pays
Selon le pays où vous vous trouvez, vous devez prendre connaissance de certains éléments additionnels. Il se peut notamment que vous disposiez de droits supplémentaires.
Qui contacter si vous avez des questions ?
Si vous avez des questions ou souhaitez exercer l’un de vos droits, vous pouvez :
- nous contacter à l’adresse people.culture@pmi.com ; ou
- contacter le délégué à la protection des données de la filiale PMI concernée (le cas échéant), dont vous trouverez les coordonnées ici.
Les coordonnées seront également fournies dans toutes les communications qu’une filiale PMI vous enverra.
Si votre pays dispose d’une autorité de protection des données, vous avez le droit de la contacter pour lui soumettre toute question ou préoccupation que vous pouvez avoir. Si la filiale PMI concernée ne peut pas résoudre vos questions ou vos préoccupations, vous avez également le droit de saisir un tribunal national pour demander un recours judiciaire.
Modifications apportées au présent avis
Nous pouvons mettre à jour cet Avis (et tout autre avis de confidentialité complémentaire), de temps à autre. Lorsque la loi l’exige, nous vous informerons de ces modifications ; en outre, lorsque la loi l’exige, nous demanderons également votre consentement à ces modifications.
Dernière modification le 31 août 2024. Vous pouvez trouver les versions précédentes du présent avis ici.