Philip Morris International

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Respecter les obligations réglementaires:

• vérifier votre âge, votre identité et votre statut de détaillant
• obligations comptables fiscales et commerciales
• sanctions commerciales
• vérifications des antécédents
• gestion de la santé et de la sécurité
• demandes de divulgation pour motif légal ou réglementaire
• conflits d’intérêts
• conservation des contrats et des documents y afférents dans lesquels vous pouvez être mentionné

• investigations sur des allégations faisant état de manquements

Ces informations nous sont en général directement communiquées par vos soins.

.

Nous les utilisons car elles nous sont nécessaires pour respecter l’obligation de ne vendre des produits qu’à des adultes et pour mener nos activités commerciales dans le respect de la réglementation (y compris en ce qui concerne la conformité avec le droit commercial et les obligations fiscales), pour la tenue de la comptabilité commerciale et fiscale, pour respecter les sanctions commerciales, se conformer aux dispositions légales en matière de santé et de sécurité (qui peuvent prévoir la nécessité de documenter les accidents intervenus), rédiger des rapports, répondre aux demandes d’informations émanant d’autorités compétentes ou gérer tout conflit d’intérêts. Dans les pays ou une telle obligation légale ne s’applique pas, nous utilisons ces informations parce que nous avons un intérêt commercial légitime à ne vendre nos produits qu’à des adultes et à conduire nos activités commerciales dans le respect des règles de bonnes pratiques, dans la mesure où vos intérêts à protéger les informations vous concernant, ou vos droits ou libertés y relatifs, ne prévalent pas sur cet intérêt commercial légitime. 

Vendre nos produits

• exécuter vos commandes (y compris envoyer des reçus)
• traiter vos paiements

• fournir des services de garantie

Ces informations nous sont en général directement communiquées par vos soins ou celle de votre employeur (il s’agit habituellement de votre nom, votre fonction, de vos adresses postale et électronique et des informations concernant vos paiements et votre correspondance).

Nous utilisons ces informations afin d’exécuter les obligations contractuelles nous incombant à votre égard ou de votre employeur en raison de votre qualité d’acheteur de nos produits.

Fournir des services liés aux ventes

• traiter vos questions et demandes
• correspondre avec vous
• assurer une gestion générale et remédier aux dysfonctionnements
• gérer les programmes de fidélité

• gestion des relations

Ces informations nous sont en général directement communiquées par vos soins ou celle de votre employeur Nous utilisons ces informations parce que nous avons un intérêt commercial légitime à vous offrir ou à offrir à votre employeur des services commerciaux, dans la mesure où vos intérêts à protéger les informations vous concernant, ou vos droits ou libertés y relatifs, ne prévalent pas sur cet intérêt commercial légitime.

Promotion commerciale et gestion des relations (lorsque la loi nous y autorise )

• vous informer des actualités, promotions et événements pertinents
• gestion de notre relation
• enregistrement de consommateurs adultes dans nos bases de données
• vous accompagner pour que vous puissiez aider les consommateurs adultes à gérer leurs comptes

• comprendre vos préférences (comme par ex. déterminer les produits ou événements qui pourraient vous intéresser ou comment mieux les adapter à vos besoins)
• gérer les programmes de fidélité
• vous inviter à participer à des sondages ou à des campagnes d’étude de marché et à les gérer
• réaliser des études de marché
• développer des stratégies de marketing
• gérer les campagnes de marketing

• personnaliser votre expérience dans le cadre des points de contacts PMI (par exemple, personnaliser votre visite par des messages d’accueil ou des suggestions qui pourraient vous intéresser).

Il s’agit en général d’un ensemble d’informations que vous nous communiquez (par exemple, votre nom, vos coordonnées et vos données relatives aux médias sociaux) ;  d’informations que nous collectons de façon automatique (par exemple, grâce à la technologie permettant de suivre l’utilisation des points de contact PMI) et (lorsque la loi nous y autorise) d’informations que nous acquérons auprès de tiers (telles que des posts publics dans le cadre de médias sociaux).

Nous utilisons ces informations parce que nous avons un intérêt commercial légitime à gérer notre relation avec vous, à vous informer de nos activités commerciales, de nos produits et de nos événements, à exploiter les points de contact PMI et à personnaliser vos expériences, dans la mesure où vos intérêts à protéger les informations vous concernant, ou vos droits ou libertés y relatifs, ne prévalent pas sur cet intérêt commercial légitime

Promotion commerciale et gestion des relations (lorsque la loi nous y autorise )

• vous communiquer des informations à ce sujet, et gérer, les affiliées de PMI, leurs promotions, leurs produits et services, leurs points de vente, les évènements qu’elles organisent et la règlementation de nos produits; ainsi que développer et améliorer des outils permettant d’atteindre ces objectifs

Il s’agit en général d’un ensemble d’informations que vous nous communiquez (par exemple, votre nom et vos coordonnées, vos pseudonymes de médias sociaux) ; d’informations que nous collectons de façon automatique (par exemple, grâce à des cookies et à des techniques similaires) et (lorsque la loi nous y autorise) d’informations que nous acquérons auprès de tiers (par exemple, des posts publics dans le cadre de médias sociaux).

Nous utilisons ces informations parce que nous avons un intérêt commercial légitime à vous informer de ces éléments, dans la mesure où vos intérêts à protéger les informations vous concernant, ou vos droits ou libertés y relatifs, ne prévalent pas sur cet intérêt commercial légitime.

Dans certains pays, lorsque la loi l’exigera, nous vous enverrons ces informations en version électronique uniquement avec votre consentement.

Gestion commerciale

• gestion organisationnelle générale et archivage des données commerciales
• gestion du cycle de vie des partnenaires commerciaux (de l’engagement à la fin des relations commerciales)
• gestion des visiteurs et archivage des enregistrements
• gestion et organisation d’événements, programmes de formation et de conformité
• correspondance en lien avec notre relation avec vous ou votre employeur, y compris le traitement de vos demandes et requêtes
• développement, installation, exploitation et maintenance de systèmes informatiques
• garantir la sécurité des systèmes, appareils et bâtiments
• exploitation des bases de données de contact et des outils de collaboration
• garantir un environnement de travail sûr

• garantir la sécurité du personnel des affiliées de PMI, de leurs clients, de leurs fournisseurs, de leurs visiteurs et des biens appartenant à chacune des affiliées

Ces informations nous sont en général directement communiquées par vos soins ou celle de votre employeur Nous utilisons ces informations parce que nous avons un intérêt commercial légitime à conduire nos activités, à gérer notre relation avec vous ou votre employeur et à garantir la sécurité et l’intégrité de nos bâtiments et systèmes informatiques, dans la mesure où vos intérêts à protéger les informations vous concernant, ou vos droits ou libertés y relatifs, ne prévalent pas sur cet intérêt commercial légitime.

Sécurité et surveillance des systèmes

• contrôle d’authentification et contrôle des accès et journaux, selon le cas
• surveillance des systèmes et appareils de PMI, d’Internet et des e-mails auxquels nous vous avons donné accès

• surveillance de l’accès aux locaux de PMI, des livraisons aux affiliées de PMI et des processus en lien avec la sécurité dans nos locaux

Ces informations sont recueillies automatiquement par différents moyens, notamment des systèmes automatisés, la surveillance d’appareils, les enregistrements de vidéosurveillance et les enregistrements audio de certains appels téléphoniques dans nos locaux.

Nous utilisons ces informations parce que nous avons un intérêt commercial légitime à garantir la confidentialité, l’intégrité et la sécurité de notre infrastructure physique et numérique et de nos locaux, dans la mesure où vos intérêts à protéger les informations vous concernant, ou vos droits ou libertés y relatifs, ne prévalent pas sur cet intérêt commercial légitime.

Activités de support pour tous les objectifs cités ci-dessus

• gestion de vos comptes
• vous permettre d’utiliser les points de contact PMI (par exemple, vous permettre de rester connecté dans les rubriques d’un point de contact dont l’accès est réservé aux utilisateurs autorisés, la gestion de vos préférences linguistiques, l’association de votre panier d’achat avec vos données)
• correspondre avec vous
• améliorer votre expérience utilisateur, par exemple en vous suggérant des produits pouvant être adaptés à vos besoins (sur la base de vos commandes précédentes par exemple)

• administration et dépannage

Il s’agira généralement à la fois d’informations que vous nous communiquez (habituellement, votre nom, votre mot de passe (ou l’équivalent)) et d’informations que nous collectons de façon automatique (par exemple, d’informations concernant votre appareil, ainsi que de cookies et de techniques de traçage similaires).

Analyses commerciales et améliorations

• pour nous permettre, ou permettre nos partenaires commerciaux, de vous informer des opportunités potentielles pour participer au marketing ou à la promotion des produits PMI,

• à des fins d’analyses commerciales et d’améliorations (y compris: pour améliorer les produits, les systèmes, les processus ou les bureaux de PMI, ou les points de vente qui commercialisent des produits PMI; pour améliorer la formation, les événements, les points de contact numériques de PMI et les informations que nous (ou nos affiliées) vous communiquons ou communiquons à votre employeur ou à nos clients)

• Informations concernant la gestion de la relation commerciale avec les partenaires commerciaux (utilisant les points de contact numériques et joignables)

La plupart des informations contenues dans votre profil de partenaire commercial sont conservées pendant la durée de notre relation commerciale avec vous. Cependant, certains éléments de votre profil, comme l’historique des tâches exécutées par vos soins, l’historique des prix (lots) que vous avez reçus, ou l’historique de vos achats, perdent naturellement de leur intérêt après une certaine durée; nous les supprimons donc automatiquement au terme d’une certaine période, définie selon les fins pour lesquelles nous avons recueilli ces informations.

• Informations concernant la gestion de la relation commerciale avec les partenaires commerciaux (non actifs sur les points de contact numériques)

Ce cas de figure est identique à celui décrit ci-dessus, hormis le fait que vous avez cessé d’utiliser le point de contact numérique depuis une longue période (généralement 2 ans); nous supprimerons alors votre accès à la plate-forme numérique et supprimerons les informations relatives à votre utilisation de cette plate-forme et qui sont encore en notre possession (à moins qu’elles ne soient utilisées à d’autres fins, par exemple comme historique de vos commandes). Nous procédons ainsi car dans de telles circonstances, nous partons du principe que vous ne souhaitez pas utiliser la plate-forme numérique.

• Partenaires commerciaux (non joignables)

Si vous êtes enregistré comme partenaire commercial auprès de nos services, mais que les données de contact que vous nous avez transmises ne fonctionnent pas, nous conserverons vos informations pendant une période de généralement 6 mois seulement, afin de vous permettre d’avoir accès à la plate-forme et de corriger les données de contact.

• Partenaires commerciaux (enregistrement incomplet)

Si vous commencez à vous enregistrer comme partenaire commercial, mais que vous ne terminez pas la procédure, nous ne conserverons aucune de vos informations.

• Enregistrements de données commerciales et de paiement

Nous conservons un historique des factures, des ventes, des achats, des paiements effectués et reçus ainsi que des documents d’accompagnement (comme les contrats et les e-mails) conformément aux normes commerciales et fiscales, pendant une durée de généralement 11 ans. Nous conservons également un historique des vérifications effectuées sur nos fournisseurs, aussi longtemps que nous y sommes tenus afin de satisfaire à nos obligations légales et réglementaires.

• Enregistrements des visiteurs

Nous conservons l’historique de tous les visiteurs qui se sont rendus dans nos bâtiments pendant généralement trois ans.

• Vidéosurveillance

Nous conservons les données de vidéosurveillance de nos bâtiments pendant une période comprise entre quelques jours et quelques semaines, en fonction de l’objectif spécifique de l’enregistrement.

• Étude de marché

Si vous n’êtes pas enregistré dans notre base de données et que nous utilisons des informations vous concernant qui sont accessibles au public dans le but de comprendre le marché ou vos préférences, nous conservons vos informations pendant une courte période afin d’exécuter la partie de l’étude de marché en question.

• Achats et garantie

Si vous achetez des produits, nous conserverons le détail de vos achats aussi longtemps que nécessaire à la complète réalisation de la vente ainsi que pour respecter d’éventuelles obligations légales (par exemple, à des fins fiscales et aux fins de la conservation de données comptables). Si vous vous inscrivez également afin de bénéficier d’une garantie liée à un appareil, nous conserverons les données collectées lors de cette inscription aussi longtemps que nécessaire dans le cadre de cette garantie.

• Service clients

Si vous contactez le service clients, nous créerons un dossier relatif à ce contact (qui intégrera le détail de votre question et de notre réponse) et le conserverons aussi longtemps qu’il demeurera utile dans le cadre de notre relation, par exemple pour le cas où vous auriez besoin de remplacer un appareil sous garantie ou si vos questions récentes le justifient. Les dossiers temporaires (par exemple, l’enregistrement automatisé d’un appel téléphonique au cours duquel vous nous demandez de vous orienter vers un point de vente au détail) pourraient n’être utiles que jusqu’à ce que des dossiers plus permanents soient créés et ne seront conservés que temporairement.

• Journaux d’audits de systèmes

Les journaux d’audit de système sont en général conservés pendant une période limitée à quelques mois.

• Données issues d’analyses commerciales

Les données issues d’analyses commerciales sont en général collectées de façon automatique lorsque vous utilisez les points de contact PMI puis anonymisées/agrégées peu de temps après.

• droit de nous demander de vous permettre d’y accéder

Il s’agit de la confirmation :

• de l’indication selon laquelle nous traitons ou non des informations vous concernant;
• de votre nom et de vos coordonnées;
• de la finalité du traitement;
• des catégories d’informations concernées;
• des catégories de personnes avec lesquelles nous partageons les informations en question et, lorsqu’une personne réside en dehors de l’EEE et ne bénéficie pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, des mesures appropriées de protection de ces informations;
• (si nous la connaissons) de la source des informations en question, si nous ne les avons pas collectées auprès de vous;
• (dans la mesure où nous y avons recours, ce dont vous aurez été informé(e)) de l’existence d’un processus de prise de décision automatisé, avec profilage, qui produit des effets juridiques vous concernant ou qui vous affecte significativement de façon similaire, des informations relatives à la logique employée, ainsi que de la signification de ce traitement et des conséquences qu’il pourrait avoir sur vous; et
• des critères de détermination de la période durant laquelle nous stockerons les informations en question.

Sur demande de votre part, nous vous fournirons une copie des informations vous concernant que nous utilisons (à condition que cela n’affecte pas les droits et libertés de tiers).

• droit de nous demander de les rectifier ou de les actualiser

Ce droit concerne le cas dans lequel les informations que nous détenons sont inexactes ou incomplètes.

• droit de nous demander de les supprimer

Ce droit concerne les cas dans lesquels:

• les informations que nous détenons ne sont plus nécessaires au regard des objectifs que nous poursuivons en les utilisant;
• nous utilisons les informations en question en raison de votre consentement et où vous révoquez celui-ci (dans ce cas nous veillerons à ne pas vous recontacter, à moins que vous nous fassiez part de votre souhait que nous supprimions toutes les informations vous concernant, souhait que nous respecterons);
• nous utilisons les informations en question en raison d’un intérêt légitime et considérons, à la suite de votre opposition, qu’aucun intérêt supérieur ne justifie que nous continuions à les utiliser;
• les informations ont été obtenues ou utilisées de manière illicite; ou
• nous devons nous conformer à une obligation légale.

• droit de nous demander d’en limiter le traitement par nos soins

Ce droit peut être exercé, temporairement, pendant que nous étudions votre dossier, si:

• vous contestez l’exactitude des informations que nous utilisons; ou
• vous vous êtes opposé(e) à ce que nous utilisions les informations en question en invoquant un intérêt légitime

  (si vous exercez votre droit dans ces cas de figure, nous vous aviserons avant de recommencer à utiliser les informations en question).

  Ce droit peut également être exercé si:

• l’utilisation que nous faisons des données en question est illicite et que vous vous opposez à leur suppression; ou si
• nous n’avons plus besoin de ces données, mais vous devez en disposer pour faire valoir des arguments en justice.

• le droit de vous opposer à leur traitement par nos soins

Vous disposez des droits suivants:

• si nous utilisons des informations vous concernant à des fins de marketing direct: vous pouvez vous opposer à cette utilisation (sans avoir à justifier votre choix), auquel cas nous nous conformerons à votre demande; et
• si nous utilisons les informations vous concernant en raison d’un intérêt légitime, à d’autres fins que des fins de marketing direct, vous pouvez vous opposer à ce que nous les utilisions à ces fins, en expliquant votre situation particulière, et nous prendrons votre opposition en considération

• droit de révoquer le consentement donné en vue de leur utilisation par nos soins

Ce droit pourra être exercé si nous utilisons les informations vous concernant sur le fondement de votre consentement. Ce type de cas ressortira clairement du contexte.

• droit à la portabilité des données

Si:

• vous nous avez fourni des données; et que
• nous utilisons ces données par des moyens automatisés, soit sur le fondement de votre consentement soit afin d’exécuter des obligations contractuelles nous incombant à votre égard,

vous êtes alors en droit d’obtenir de notre part un retour des données sous un format communément utilisé, ainsi que d’exiger que nous transmettions les données en question à un tiers, s’il nous est techniquement possible de le faire.

• droit d’adresser une plainte à l’autorité de surveillance de votre pays

Chaque pays de l’Espace économique européen doit se doter d’une ou plusieurs autorités publiques afin de permettre l’exercice de ce droit.
Les coordonnées des autorités en question peuvent être obtenues grâce au lien suivant:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Pour les autres pays, consultez le site internet de l’autorité respectivement compétente.