Philip Morris International - ビジネスパートナー

規制要件の遵守

• ビジネスパートナーの年齢、身元や取引先としての状況の確認
• 税務及び事業会計上の義務

• 「サプライヤー確認（know your supplier)」)

• 貿易制裁
• バックグラウンドチェック
• 健康及び安全管理

• 法的及び規制開示要求

• 利益相反
• ビジネスパートナーが外部アドバイザーとして行為する限度において、タイムシート記録及び請求書
• ビジネスパートナーが言及されている契約及び関連書類の保管
• 報告された不正行為の主張の調査

この場合の情報は、一般に、ビジネスパートナーが当社と関係を有するか又は当社とやりとりする期間中、ビジネスパートナーから当社に直接提供される情報となります。

当社は法令を遵守して、成人とのみ取引を行い、コンプライアンスに準拠して事業を運営し（会社法および税務コンプライアンスを含む）、財務・税務記録を保持し、貿易制裁を遵守し、健康と安全に関する法律を遵守し（インシデントの記録の保持を含む場合がある）、レポートを作成し、管轄当局からの情報要求に従い、また利益相反を管理する必要があるため。あるいはそのような法的義務がない国では、グッドプラクティス要件に従って、本人の情報を保護するビジネスパートナーの利益・権利・自由に優先されない当社の事業運営のための正当な事業上の利益があるため。

製品及びサービスの購入

• ビジネスパートナー又はその雇用主の当社への製品又はサービスの提供の過程におけるビジネスパートナーへの連絡
• ビジネスパートナー又はその雇用主と当社により保有されるアカウントの管理
• 支払処理
• 取引関係管理
• 当社の契約、当社のポリシー及び社内プログラムのビジネスパートナーの遵守のモニタリング(例えば、ビジネスパートナーが当社の原材料を供給する農家の場合、当社のGAPプログラム)
• 当社の契約、ポリシー及び社内プログラムの不遵守、問題及び事故の調査
• 当社の契約とのポリシー、ポリシー及び社内プログラムの不遵守、問題及び事故の救済の管理

当社は一般に、ビジネスパートナーから直接又はその雇用主から情報(一般に氏名、職務、事業用住所、事業用メールアドレス、注文、サービス、決済情報(適切な場合は経費詳細)、連絡事項)を受領します。

当社は、ビジネスパートナーまたはその雇用主との契約の履行に関連して、ビジネスパートナーまたはその雇用主の製品やサービスの購入者として、情報を利用します。または、そのような義務がない場合は、当社の事業を運営する正当な事業上の利益があるために情報を利用します。あるいは、ビジネスパートナーの雇用主から受け取っている製品やサービスに関してビジネスパートナーに連絡し、支払いを処理し、またはその雇用主との関係を管理し、ビジネスパートナー本人に関する情報を保護する利益・権利・自由に優先されない当社の契約、ポリシーおよびプログラムの遵守を監視するために情報を利用します。

当社製品の販売

• ビジネスパートナーの注文の履行(領収書の送付を含みます。)
• 支払処理
• 保証サービスの提供

この場合の情報は、一般に、(場合により)ビジネスパートナーから当社に直接又はその雇用主から提供される情報となります(通常、氏名、役割、事業用住所、事業用メールアドレス、注文、決済情報、連絡事項)。

当社は、当社製品の購入者としてのビジネスパートナー又はその雇用主に対する契約上の義務を履行するために当該情報を利用します。

販売関連サービスの提供

• お問い合わせやご要望への対応

• ビジネスパートナーとの連絡

• 管理一般及び問題解決
• 取引関係管理

この場合の情報は、一般に、ビジネスパートナーから当社に直接又はその雇用主から提供される情報となります。

当社は、ビジネスパートナー又はその雇用主に販売関連サービスを提供する正当な事業上の利益を有しており、これにビジネスパートナー情報を保護するためのビジネスパートナーの利益、権利及び自由が優先されるものではないことを理由として当該情報を利用します。

事業促進及び取引関係管理(法律で許容される場合)

• ビジネスパートナーへの関連ある更新、プロモーション及びイベントの案内
• ビジネスパートナー及び当社間の取引関係の管理
• ビジネスパートナーの嗜好の把握(どのような製品やイベントであればビジネスパートナーの興味を引き、又はニーズに合うかなど)
• ロイヤルティ・プログラムの管理
• アンケートやマーケット・リサーチ・キャンペーンへの参加のご案内、及び管理
• マーケット・リサーチのため
• マーケティング戦略の開発
• マーケティング・キャンペーンの管理
• ビジネスパートナーのPMIタッチポイントの体験のカスタマイズ(例えば、興味を引きそうな挨拶文や提案をするなど、ビジネスパートナーによるご来店やアクセスを各ビジネスパートナー向けにすること)

この場合の情報は、通常、ビジネスパートナーからご提供いただいた情報(氏名、連絡先及びソーシャル・メディアの詳細など)、当社が(PMIタッチポイントの使用をモニターする手法を使用するなどして)自動的に収集した情報、及び(法律で許容される場合は)当社が第三者から取得した情報(公開ソーシャル・メディアへの投稿など)を組み合わせたものとなります。

当社は、このようにビジネスパートナー及び当社間の関係を管理し、当社の事業、製品及びイベントについてビジネスパートナーへの通知、PMIタッチポイントの運営、及びビジネスパートナーの顧客体験のカスタマイズを行う正当な事業上の利益を有しており、これにビジネスパートナー情報を保護するためのビジネスパートナーの利益、権利及び自由が優先されるものではないことを根拠として当該情報を利用します。

事業促進及び取引関係管理(法律で許容される場合)

• PMI関連会社、そのプロモーション、製品・サービス、店舗、イベント及びタバコ製品に対する規制に関する情報をビジネスパートナーに提供し、かかる関連会社などを管理するため、並びにこうした目的を遂行するツールを開発し改善するため

この場合の情報は、通常は、ビジネスパートナーからご提供いただいた情報(氏名、連絡先詳細、ソーシャル・メディアのハンドル名など)、当社が(クッキーや同様の技術を使用するなどして)自動的に収集した情報、及び(法律で許容される場合は)当社が第三者から取得した情報(公開ソーシャル・メディアへの投稿など)を組み合わせたものとなります。

当社は、これらについてビジネスパートナーにお知らせする正当な事業上の利益を有しており、これにビジネスパートナーの情報を保護するためのビジネスパートナーの利益、権利及び自由が優先されるものではないことを根拠として当該情報を利用します。

一部の国では、法律で要求される場合、ビジネスパートナーから同意いただいた場合に限り、電子形式で上記の資料をビジネスパートナーにお送りします。

事業管理

• 一般組織管理及び記帳業務

• 契約者ライフサイクル管理(雇用乃至離脱)

• 訪問者管理及び記録管理
• イベント、トレーニングコンプライアンスプログラムの管理及び運営
• お問い合わせやご要望への対応を含む、当社のビジネスパートナー又はその雇用主との関係に関する連絡
• ITシステム開発、実施、運営及び管理
• システム、デバイス及び建物のセキュリティの維持
• 連絡データベース及びコラボレーションツールの運用
• 海外勤務、出張
• 安全な職場環境の運営
• PMI関連会社のスタッフ、顧客、サプライヤー、訪問者及びそれぞれの財産のセキュリティ及び安全の維持

当社は一般的にビジネスパートナーから直接又はその雇用主から情報を受領します。

当社は当社の事業運営、ビジネスパートナーと当社との関係の維持及び当社の建物、情報及びITシステムのセキュリティ及び完全性の維持に正当な事業上の利益を有しており、これにビジネスパートナー情報の利用を制限するためのビジネスパートナーの利益、権利及び自由が優先されるものではないことを根拠として当該情報を利用します。

セキュリティ及びシステムモニタリング

• 認証及びアクセスコントロール及びログ(該当する場合)
• ビジネスパートナーがアクセスを付与されたPMIシステム、デバイス、インターネット及び電子メールのモニタリング
• PMI構内へのアクセス、PMI関連会社への配送及び当社構内におけるセキュリティ関連処理のモニタリング
• ビジネスパートナーによるPMIシステム、PMI支給ソフトウェア(インターネット及び電子メールを含みます)、PMIデバイス及びPMI情報の使用を可能にし、管理すること、並びにインターネット及び電子メール設備の適切利用、並びに会社情報の適切な取り扱いを確保するためなど、ビジネスパートナーによるの使用のモニタリング（例えば、会社情報保護に関する会社方針の違反(意図的であるか不注意によるかを問わない）とみなされるか否かを評価するためなど)

この情報は自動システム及びデバイスモニタリングなどの様々な手段、及び当社の構内における監視カメラの記録及び音声記録により自動的に収集されます。

当社は、当社の物理的及びデジタル・インフラストラクチャー、情報並びに構内の機密保持、完全性及びセキュリティの確保に正当な事業上の利益を有しており、これにビジネスパートナー情報を保護するためのビジネスパートナーの利益、権利及び自由が優先されるものではないことを根拠として当該情報を利用します。

上記の目的全てへのサポート

• ビジネスパートナーのアカウントの管理
• ビジネスパートナーにPMIタッチポイントをご利用いただくため(許可されたユーザのみにタッチポイントが認められている部分にビジネスパートナーがログインし続けられるようにすること、言語の選択を管理すること、ショッピングカートとビジネスパートナーとを関連づけることなど)
• ビジネスパートナーとの連絡

• ビジネスパートナーの顧客体験の向上

• 管理及び問題解決

この場合の情報は、通常、ビジネスパートナーからご提供いただいた情報(通常、氏名、パスワード又は、その他これに相当するものなど)、及び当社が自動的に収集した情報(ビジネスパートナーのデバイス、及びクッキーなどのトラッキング手法に関する情報など)を組み合わせたものとなります。

当社は、当社がサポートしている情報の利用目的と一致する根拠に基づき上記情報を利用します。例えば、購入のサポート又はアフターサービスの提供のためにビジネスパートナーのアカウントを管理する場合、当社製品の購入者としてのビジネスパートナーに対する契約上の義務を履行するために当該情報を利用します。また、製品についての更新のためにアカウントを管理する場合、事業開発をサポートすることになるため、当社は、製品のマーケティングを行う正当な事業上の利益を有しており、これにビジネスパートナー情報を保護するためのビジネスパートナーの利益、権利及び自由が優先されるものではないことなどを根拠として当該情報を利用します。

事業分析及び改善

• 当社又は当社の取引先からPMI製品のプロモーションへの参加機会をビジネスパートナーにご案内するため
• 事業分析及び改善のため(PMI製品、システム、プロセス、オフィス、PMI製品の販売店、トレーニング、イベント、デジタルPMIタッチポイント、機器及び当社(又は関連会社)がビジネスパートナー又はその雇用主に提供する情報に関するもの)

この場合の情報は、通常、ビジネスパートナーからご提供いただいた情報、当社が自動的に収集した情報、及び(法律で許容される場合は)第三者から取得した情報を組み合わせたものとなります。

当社は、業績、製品、システム、プロセス、オフィス、店舗、トレーニング、イベント、PMIタッチポイント、機器及び当社が提供する情報の分析や改善を行い、PMI製品のプロモーションへの参加を第三者に勧める正当な事業上の利益を有しており、これにビジネスパートナー情報を保護するためのビジネスパートナーの利益、権利及び自由が優先されるものではないことを根拠として当該情報を利用します。

この場合の情報は、通常、当社が企業のウェブサイト、インターネット検索、又はLinkedIn、FacebookやTwitterなどのソーシャル・メディア・プラットフォーム上などの公開されている第三者情報源から当社が取得する情報、又はビジネスパートナーが公式の見解として当社と共有している見解など、当社が直接ビジネスパートナーから取得する情報となります。

• データベース記録

ビジネスパートナーが当社にサービスを(直接又はビジネスパートナーの雇用主に代わり)提供する個人である場合、ビジネスパートナーのプロファイルにおいて、情報の大半はビジネスパートナーとの関係が続く間、例えば、ビジネスパートナーがサービスの提供、製品の購入、デジタル・タッチポイントの使用を継続したり当社のコミュニケーションに応答したりする間は維持されます。但し、ビジネスパートナーのマーケティング・プロファイルの一部の要素(ビジネスパートナーの購入履歴など)は期間が経過すると自然に古いものになるため、収集目的にとって適切な一定期間経過後に自動的に削除します。

• 事業及び支払履歴

当社は請求書、販売、購入、支払い(支出及び受領)及び証拠書類(契約及び電子メールなど)を当社の及び税務上の要件に従い(通常は11年間)保持します。当社はまた、サプライヤーについて実施された検査の記録を、当社の法令上の義務の遵守のために要求されるかぎり保持します。

• 訪問者記録

ビジネスパートナーが当社の建物を訪問する場合、訪問者記録が保持されます(通常は数か月のみ)。

• CCTV

ビジネスパートナーが当社の建物を訪問する場合、CCTV記録が保持されます(通常は数日間のみ、特定の記録目的によっては数週間まで)。

• 購入及び保証

ビジネスパートナーが商品を購入された場合、当社は売買を完了し、法的義務を遵守するために必要な限り(例えば、税務上及び会計帳簿管理の目的で)、この詳細を保持します。PMI製品の保証登録もされた場合、当社は保証に関連する限りこの詳細を保持します。

• カスタマー・ケア

ビジネスパートナーがカスタマー・ケアに連絡された場合、当社はビジネスパートナーの照会内容の記録を作成し、ビジネスパートナーと当社の関係において適切な限り(例えば、保証に基づいて機器の交換を必要とする場合）、これを保持します。その他カスタマー・ケア関連の記録(例えば、小売店の紹介を求める電話の自動記録)は、より恒久的な記録が作成されるまでは該当しますが、一時的にしか保持されません。

• システム監査ログ

一般的に、システム監査ログは18か月間に限定して保持されます。

• 事業分析

一般的に、事業分析データは、ビジネスパートナーがPMIタッチポイントを利用した時点で自動的に収集され、その後すぐに匿名化/集約されます。

• 情報のアクセスを当社に請求する権利

以下の確認を目的とします。

• 当社がビジネスパートナー情報を処理しているか否か
• 当社の名称及び連絡先の詳細
• 処理の目的
• 関係情報のカテゴリー
• 当社が情報を共有する者のカテゴリー、及びEEA以外に居住又は在住し、欧州委員会の十分性認定の恩恵を受けない者の場合は、情報保護のための適切な保護措置
• (当社が情報を保有する場合)ビジネスパートナーから収集した情報でない場合はその情報源
• (ビジネスパートナーの注意を引くようなことを当社が実行した範囲で)ビジネスパートナーに関して法的効果が生じる又は同様にビジネスパートナーに重大な影響を与える自動処理による決定(プロファイリングを含む)の存在、関係するロジックに関する情報、並びにビジネスパートナーに対するかかる処理の重要性及び予想される結果

• 当社の情報保管期間を決定する基準

ご請求に応じて、当社が利用するビジネスパートナー情報のコピーをお渡しします(但し、他人の権利や自由に影響しない場合に限ります)。

• 情報の訂正又は更新を当社に請求する権利

当社が保有する情報が正確でない又は完全でない場合に適用されます。

• 情報の削除を当社に請求する権利

以下の場合に適用されます。

• 当社が保有する情報がその利用目的に関連して必要でなくなった場合
• 当社はビジネスパートナーの同意に基づいて情報を利用しているが、ビジネスパートナーが同意を取り下げた場合(当社はビジネスパートナーに連絡しないことを記憶しておきます。ただし、本人に関する全情報の削除を希望するという連絡があった場合は、そのご希望を尊重します。)
• 異議申し立てを受けた結果、当社には、その情報を継続して利用するにあたり、ビジネスパートナーの利益よりも優先される利益がないと判断した場合
• 情報が違法に入手又は利用された場合
• 法的義務を遵守する目的の場合

• 当社による情報処理の制限を請求する権利

ビジネスパートナーが以下のいずれか該当する場合、当社が事案を調査している間は一時的にこの権利が適用されます。

• 当社が利用する情報の正確さに異議申立をする場合

• 正当な利益に基づく当社による情報利用に既に異議申立をした場合

  (こうした状況でビジネスパートナーが権利を行使する場合、当社は情報の再度利用を開始する前にご連絡いたします)

  この権利は、以下のいずれかの場合にも適用されます。

• 当社の利用が違法であり、ビジネスパートナーがデータの消去に異議申立をする場合
• 当社ではデータを必要としないものの、ビジネスパートナーは訴訟を提起するために要求する場合

• 当社による情報処理に異議申立をする権利

ビジネスパートナーはこの点で2種類の権利を有します。

(i)    ダイレクト・マーケティングの目的でビジネスパートナー情報を利用する場合：ビジネスパートナーは｢オプトアウト｣することができ(当該オプトアウトの理由を示す必要はありません)す、当社はビジネスパートナーの請求に従います。

(ii)        ダイレクト・マーケティング以外の目的で正当な利益に基づいてビジネスパートナー情報を利用する場合：ビジネスパートナーは、具体的な状況を説明して、当該目的のために当社がビジネスパートナーの情報を利用することについて異議申立をすることができ、当社はビジネスパートナーの異議を検討します。

• 当社による情報の利用に対する同意を取り下げる権利

情報を利用する法的根拠が「ビジネスパートナーの同意」であるときに適用されます。これらのケースは状況から明白となります。

• データ・ポータビリティーに関する権利

以下の場合に該当します。

(i)  ビジネスパートナーが当社にデータを提供し、かつ

(ii) 当社が自動化された手段により、ビジネスパートナーの同意に基づくか、ビジネスパートナーに対する当社の契約上の義務を履行に基づいて当該データを利用する場合

一般に利用される形式において当社からデータを受け戻す権利、及び技術的に可能な場合は、他の者にデータを転送するよう当社に要求する権利を有します。

• ビジネスパートナーの居住又は在住国の監督当局に不服申立を行う権利

欧州経済地域の各加盟国は、この目的のために1又は複数の公的当局を設置しなければなりません

連絡先情報は、以下のウェブサイトにてご確認いただけます。

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

その他の国々については、ビジネスパートナーの居住又は在住国の監督当局のウェブサイトにてご確認ください。