Philip Morris International

- English - Poland - Polski - Pracownikow handlowych

Zgodność z obowiązkiem prawnym

• weryfiakcja Państwa wieku, tożsamośći oraz statusu sprzedawcy detalicznego
• zobowiązania podatkowe oraz w zakresie księgowości biznesowej
• sankcje handlowe
• prześwietlenia personelu
• zarządzanie sprawami BHP
• wnioski o ujawnienie danych wymagane prawem lub przepisami
• konflikty interesów
• przechowywanie umów oraz powiązanych dokumentów, w których mogą znajdować się wzmianki o Państwie

• rozpatrywanie zgłoszeń w sprawie nieprawidłowego zachowania

Informacje te są co do zasady dostarczane nam przez Państwa w sposób bezpośredni.

Wykorzystujemy je ze względu na konieczność zapewnienia zgodności z prawnym nakazem uczestnictwa w naszym handlu wyłącznie osób pełnoletnich, oraz prowadzenia naszej działalności w sposób zgodny z przepisami (w tym w zakresie prawa handlowego oraz podatkowego), przechowywania ewidencji finansowej i podatkowej, zgodności z sankcjami podatkowymi, zgodności z przepisami BHP (które mogą wymagać przechowywania rejestru incydentów), sporządzania protokołów, spełniania żądań o informacje od kompetentnych organów rządowych, oraz zarządzania jakimikolwiek konfliktami interesów, lub - w krajach, w których taki wymóg nie istnieje - z powodu naszego zamiaru prowadzenia sprzedaży wyłącznie do osób pełnoletnich, oraz prowadzenia naszej działalności w zgodzie z wymogami dobrych praktyk, które w żadnym razie nie będą uznawane za nadrzędne wobec Państwa prawa i swobody do ochrony informacji związanych z Państwem.

Sprzedaż naszych produktów

• realizacja Państwa zamówień (w tym wysyłanie paragonów)
• przetwarzanie Państwa płatności

• świadczenie usług gwarancyjnych

Informacje te są co do zasady dostarczane nam przez Państwa w sposób bezpośredni lub przez Państwa pracodawcę, odpowiednio (typowo informacje te obejmują imię i nazwisko, adres e-mail, informacje dotyczące płatności, korespondencja).

Wykorzystujemy je w celu wypełnienia naszych zobowiązań umownych względem Państwa lub Państwa pracodawcy jako kupującego nasze produkty.

Świadczenie usług sprzedażowych

• rozpatrywanie Państwa zapytań i wniosków
• korespondencja z Państwem
• administracja i rozwiązywanie problemów
• zarządzanie programami lojalnościowymi

• zarządzanie relacjami

Informacje te są przez nas w ogólności dostarczane przez Państwa bezpośrednio lub przez Państwa pracodawcę.

Wykorzystujemy je, ponieważ posiadamy żywotny interes w świadczeniu usług sprzedażowych naszym klientom, który nie jest jednak nadrzędny wobec Państwa i Państwa pracodawców interesów, praw i swobód do ograniczania wykorzystywania przez informacji o Państwie.

Zarządzanie procesami promocji oraz stosunkami (w zakresie dopuszczalnym prawem)

• informowanie Państwa o aktualizacjach, promocjach oraz wydarzeniach
• zarządzanie relacjami
• rejestrowanie pełnoletnich konsumentów w naszych bazach danych
• wspieranie Państwa w udzielaniu pomocy klientom z ich kontami

• zrozumienie Państwa preferencji (np. jakie produkty lub wydarzenia mogą Państwa interesować, lub być lepiej dostosowane do Państwa potrzeb)
• zarządzanie programami lojalnościowymi
• zapraszanie Państwa do uczestnictwa w, oraz zarządzanie ankietami lub kampaniami badania rynku
• do celów badania rynku
• opracowywanie strategii marketingowych
• zarządzanie kampaniami marketingowymi

• dostosowywanie Państwa doświadczenia w punktach kontaktu z PMI (przykładowo, w celu spersonalizowania Państwa wizyty poprzez użycie powitań lub sugestii, jakie mogą Państwa zainteresować)

Typowo będzie to stanowiło połączenie informacji, które nam Państwo dostarczają (na przykład Państwa imię i dane kontaktowe, lub szczegóły z mediów społecznościowych); informacje, jakie gromadzimy automatycznie (na przykład przy użyciu technologii monitorowania wykorzystania punktów kontaktu z PMI), oraz (w zakresie dopuszczalnym prawem) informacji, jakie nabędziemy od stron trzecich (np. z wpisów na witrynach społecznościowych).

Wykorzystujemy je na tej podstawie, iż posiadamy żywotny interes biznesowy w zarządzaniu naszym stosunkiem oraz informowania Państwa o naszej działalności, produktach i wydarzeniach, w prowadzeniu naszych punktów kontaktu z PMI, oraz w dostosowywaniu Państwa doświadczeń, w sposób w żadnym przypadku nie nadrzędny względem Państwa interesów, praw i swobód ochrony informacji Państwa dotyczących.

Zarządzanie procesami promocji oraz stosunkami (w zakresie dopuszczalnym prawem)

• udzielania Państwu informacji o, oraz zarządzania podmiotami stowarzyszonymi PMI, ich promocjami, produktami oraz usługami, punktami sprzedaży, wydarzeniami oraz regulacjami dotyczącymi produktów tytoniowych, oraz wypracowywania i udoskonalania narzędzi w celu dążenia do tych celów

Typowo będzie to stanowiło połączenie informacji, które nam Państwo dostarczają (na przykład Państwa imię, nazwisko i dane kontaktowe, lub szczegóły z mediów społecznościowych); informacje, jakie gromadzimy automatycznie (na przykład przy użyciu technologii monitorowania wykorzystania punktów kontaktu z PMI), oraz (w zakresie dopuszczalnym prawem) informacji, jakie nabędziemy od stron trzecich (np. z postów na witrynach społecznościowych).

Wykorzystujemy je na tej podstawie, iż posiadamy żywotny interes biznesowy w informowaniu Państwa o tych kwestiach, który jednak w żadnym przypadku nie będzie nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód ochrony informacji o Państwie.

W niektórych przypadkach, jeśli jest to wymagane prawem, prześlemy Państwu te materiały w formacie elektronicznym wyłącznie za Państwa zgodą.

Administracja biznesowa

• ogólny zarząd organizacyjny oraz prowdzenie ewidencji biznesowych
• zarządzanie cyklem życia handlowców (od rozpoczęcia do zakończenia stosunku pracy)
• zarządzane odwiedzającymi oraz ewidencja w tym zakresie
• zarządzanie oraz organizowanie wydarzeń, programów szkoleniowych oraz programów zgodności prawnej
• korespondencja w związku z naszym stosunkiem z Państwem lub Państwa pracodawcą, w tym rozpatrywanie Państwa zapytań i wniosków
• rozwój, wdrażanie, obsługa i utrzymanie systemów informatycznych
• zapewnianie bezpieczeństwa systemów, urządzeń i budynków
• obsługa baz danych do celów kontaktowych oraz narzędzi współpracy
• zapewnianie bezpieczeństwa środowiska pracy

• zapewnianie bezpieczeństwa personelu podmiotów stowarzyszonych PMI, klientów, dostawców, odwiedzających oraz ich mienia

Informacje te są przez nas w ogólności dostarczane przez Państwa bezpośrednio lub przez Państwa pracodawcę.

Korzystamy z nich, ponieważ posiadamy żywotny interes biznesowy w prowadzeniu naszej działalności, zarządzaniu naszym stosunkiem z Państwem lub Państwa pracodawcą, oraz zapewnianiu bezpieczeństwa i integralności naszych budynków oraz systemów informatycznych, który nie jest jednak nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód do ograniczania wykorzystywania przez nas informacji o Państwie.

Bezpieczeństwo oraz monitorowanie systemów

• mechanizmy uwierzytelniania i rejestry dostępu, jeśli dotyczy
• monitorowanie wykorzystywanych przez Państwa systemów PMI, urządzeń, Internetu oraz usług e-mail

• monitorowanie dostępu do siedzib PMI, dostawy do podmiotów stowarzyszonych PMI i procesy związane z bezpieczeństwem, prowadzone w naszych siedzibach

Informacje te gromadzone są w sposób automatyczny, różnymi środkami, takimi jak systemy zautomatyzowane, monitoring urządzeń, oraz wideorejestracja przemysłowa (CCTV), rejestracja audio i połączeń telefonicznych w naszych zakładach.

Wykorzystujemy je, ponieważ posiadamy żywotny interes w zapewnieniu poufności, integralności oraz bezpieczeństwa naszej infrastruktury fizycznej oraz cyfrowej, a także naszych zakładów, który nie jest jednak nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód do ograniczania wykorzystywania przez informacji o Państwie.

Wsparcie wszystkich powyższych celów

• zarządzanie Państwa kontami
• umożliwianie Państwu korzystania z punktów kontaktu z PMI (na przykład, pozwalanie Państwu na pozostanie zalogowanymi w sekcjach punktu kontaktu, które są zastrzeżone wyłącznie dla upoważnionych użytkowników, zarządzanie Państwa preferencjami językowymi, zarządzanie Państwa koszem sklepowym)
• korespondencja z Państwem
• udoskonalanie Państwa doświadczenia, na przykład sugerowanie zamówień produktów, które mogą być dla Państwa odpowiednie na przykład w oparciu o poprzednie zamówienia)

• administracja i rozwiązywanie problemów

Informacje te będą typowo stanowiły połączenie informacji, jakie nam Państwo dostarczają (typowo: imię i nazwisko, hasło (lub odpowiednik)), oraz informacji, jakie gromadzimy o Państwie w sposób automatyczny (na przykład informacje o Państwa urządzeniu, pliki cookies oraz podobne technologie śledzenia).

Korzystamy z nich na podstawie odpowiadającej celowi wykorzystywania informacji, który wspieramy. Przykładowo, w przypadku gdy zarządzamy Państwa kontem w celu wsparcia zakupu lub wyświadczenia serwisu posprzedażnego, wykorzystujemy przedmiotowe informacje do celów wykonania naszego obowiązku umownego wobec Państwa jako nabywcy naszych produktów; w przypadku, gdy zarządzamy Państwa kontem w celu przekazania Państwu nowych informacji o naszych produktach, lub w przypadku, gdy sugerujemy zamówienie, które mogą być dla Państwa odpowiednie, wspieramy rozwój naszej działalności, a więc wykorzystujemy je na tej podstawie, iż posiadamy żywotny interes biznesowy w sprzedaży naszych produktów, który nie jest jednak nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód do ograniczania wykorzystywania przez nas informacji o Państwie.

Analityka biznesowa i udoskonalenia

• pozwalają nam lub naszym partnerom biznesowym na informowanie Państwa o potencjalnych możliwościach uczestnictwa w promowaniu produktów PMI

• do celów analityki biznesowej oraz udoskonaleń, w tym udoskonalania produktów PMI, biur, procesów, punktów sprzedaży i wydarzeń, oraz informacji, jakie dostarczamy osobiście lub poprzez nasze podmioty stowarzyszone naszym klientom i dostawcom

Typowo będzie to połączenie informacji, jakie nam Państwo dostarczają, informacji, które gromadzimy automatycznie, oraz (w zakresie dopuszczalnym prawem) informacji, jakie uzyskujemy od stron trzecich.

Wykorzystujemy je na tej podstawie, iż posiadamy żywotny interes biznesowy w analizowaniu i udoskonalaniu skuteczności naszej działalności, naszych produktów, systemów, procesów, biur, punktów sprzedaż, szkoleń, wydarzeń, punktów kontaktowych PMI, oraz informacji, jakie przekazujemy, a także w celu zapraszania innych do uczestnictwa w promowaniu produktów PMI, który jednak w żadnym przypadku nie będzie nadrzędny wobec Państwa interesów, praw i swobód ochrony informacji o Państwie.

• informacje dotyczące zarządzania stosunkiem handlowym z pracownikiem handlowym (gdy pracownik handlowy korzysta z cyfrowych punktów kontaktu i kontakt z nim jest możliwy) 

Większość informacji w Państwa profilu pracownika handlowego jest przechowywanych przez okres trwania naszego stosunku z Państwem. Jednakże, niektóre elementy Państwa profilu, takie jak historia ukończonych zadań, historia wymiany punktów na nagrody, czy historia zakupów, ulegną naturalnemu przeterminowaniu po pewnym okresie czasu, w związku z czym automatycznie je usuniemy po określonych okresach, w sposób odpowiadający celowi ich gromadzenia.

• informacje dotyczące zarządzania stosunkiem handlowym z praconikiem handlowym (gdy pracownik handlowy jest niekatywny w ramach cyfrowych punktów kontaktu)

Scenariusz ten jest taki sam, jak powyżej, chyba, że nie korzystaliście Państwo z cyfrowych punktów kontaktu przez długi okres czasu (typowo 2 lata), usuniemy możliwość dostępu do platformy cyfrowej i usuniemy całą ewidencję Państwa historii używania tej platformy (chyba, że przypada na inny cel przetwarzania, taki jak zapis zamówień).  Przyczyna tego jest taka, iż w tych okoliczności zakładamy, iż preferowaliby Państwo dalej nie korzystać z naszej platformy cyfrowej. 

• pracownik handlowy (niemożliwy do skontaktowania)

W przypadku, gdy są Państwo zarejestrowani u nas jako handlowiec, ale Państwa dane kontaktowe są niewłaściwe, zachowamy Państwa dane przez okres 6 miesięcy, umożliwiając Państwu powrót i poprawienie tych danych. 

• pracownik handlowy (niepełna rejestracja)

Jeśli rozpoczniecie Pańtwo rejestrację u nas jako handlowiec, ale nie ukończycie procesu, nie zachowamy żadnych Państwa danych. 

• ewidencja biznesowa i płatności

Przechowujemy ewidencję faktur, sprzedaży, zakupów, wykonanych i otrzymanych płatności, a także dokumentacji wspierającej (umowy i e-maile) zgodnie z wymogami biznesowymi oraz podatkowymi, przez typowy okres 11 lat. Przechowujemy również ewidencję z prześwietleń dostawców przez okres wymagany dla zapewniania zgodności z naszymi zobowiązaniami prawnymi i przepisowymi.

• ewidencja odwiedzających

W przypadku odwiedzin naszych budynków, ewidencja odwiedzających będzie przechowywana typowo przez okres trzech lat.

• monitoring przemysłowy

W przypadku odwiedzin naszych budynków, rejestr z monitoringu przemysłowego będzie przechowywany typowo przez okres wyłącznie kilku dni, do kilku tygodni, w zależności od celu rejestracji.

• badania rynkowe

W przypadku, gdy nie są Państwo zarejestrowani w naszej bazie danych, i wykorzystamy publicznie dostępne informacje o Państwie w celu lepszego zrozumienia rynku lub Państwa preferencji, przechowamy informacje o Państwie przez krótki okres czasu w celu wykonania danego elementu badań rynkowych.

• zakupy i gwarancja

W przypadku nabycia towarów, przechowamy informacje o Państwie przez okres wymagany do wykonania sprzedaży, oraz do zapewnienia zgodności z jakimikolwiek zobowiązaniami prawnymi (na przykład do celów podatkowych oraz ewidencji księgowej). Jeśli zarejestrują Państwo gwarancję na produkt PMI, przechowamy jej szczegóły przez okres gwarancji.

• obsługa klienta

• rejestry z audytów systemu

•  analityka biznesowa

• do żądania udzielenia dostępu do nich

W celu potwierdzenia:

• tego, czy przetwarzamy informacje o Państwie, czy nie;
• posiadanych przez nas danych kontaktowych;
• celów przetwarzania;
• kategorii przedmiotowych informacji;
• kategorii osób, którym przekazujemy informacje, oraz - w przypadku, gdy dana osoba znajduje się poza EOG i nie podlega decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, stosowania odpowiednich zabezpieczeń w celu ochrony informacji;
• (jeśli je posiadamy) źródeł informacji, których uzyskaliśmy od Państwa;
• (w przypadku, gdy takowe prowadzimy, co zostanie Państwu zgłoszone) istnienia zautomatyzowanych procesów decyzyjnych, w tym profilowania, tworzących skutki prawne po Państwa stronie, lub które dotyczą Państwa w podobny sposób, oraz informacji o związanych z tym faktem procesach logicznych, a także znaczenia oraz przewidywanych konsekwencji takiego przetwarzania dla Państwa; oraz
• kryteriów ustalania okresu, przez który będziemy przechowywać informacje.

Na Państwa żądanie, i po ustaleniu Państwa tożsamości, przekażemy Państwu kopię informacji o Państwie, które wykorzystujemy (pod warunkiem, że nie będzie to miało wpływu na prawa oraz swobody innych).

• do żądania ich poprawienia lub aktualizacji

Dotyczy to informacji, które posiadamy, a które są nieprawidłowe lub niepełne.

• do żądania usunięcia ich

Ma to zastosowanie, gdy:

• informacje, jakie posiadamy nie są dalej konieczne w związku z celami, dla których je wykorzystujemy;
• korzystamy z informacji na podstawie Państwa zgody, i wycofają Państwo swoją zgodę (w takim przypadku będziemy pamiętać aby się z Państwem więcej nie kontaktować, chyba że zażądają Państwo całkowitego usunięcia wszystkich informacji Państwa dotyczących, w którym to przypadku spełnimy Państwa życzenie);
• wykorzystujemy informacje na podstawie naszych żywotnych interesów, oraz w następstwie Państwa sprzeciwu stwierdzimy, iż nie posiadamy nadrzędnego interesu w dalszym ich wykorzystywaniu;
• informacje zostały pozyskane lub wykorzystywane w sposób bezprawny;

konieczne jest zapewnienie zgodności ze zobowiązaniem prawnym.

• do żądania ograniczenia naszego przetwarzania tych informacji

Prawo to będzie tymczasowo obowiązywać podczas rozpatrywania sprawy, w przypadku, gdy:

• podważą Państwo prawidłowość informacji, jakie wykorzystujemy; lub
• wyrażą Państwo sprzeciw wobec wykorzystywania przez nas informacji w oparciu o Państwa żywotne interesy

  (w przypadku, gdy skorzystają Państwo ze swego prawa w tych sytuacjach, poinformujemy Państwa przed kolejnym wykorzystaniem tych informacji).

  Prawo to obowiązuje również w przypadku, gdy:

• nasze wykorzystywanie informacji jest bezprawne, i wyrażą Państwo sprzeciw wobec usunięcia danych; lub

nie będziemy potrzebować więcej Państwa danych, ale będą Państwu potrzebne do wszczęcia postępowania sądowego.

• do wyrażenia Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas danych

Posiadają Państwo w takim przypadku dwa prawa:

1. w przypadku, gdy wykorzystujemy informacje o Państwie do celów marketingu bezpośredniego: mogą Państwo dokonać "wycofania” danych (bez konieczności jego uzasadniania), a my spełnimy taką prośbę; oraz

w przypadku, gdy wykorzystujemy informacje o Państwie na podstawie żywotnych interesów, do celów innych, niż marketing bezpośredni, mogą Państwo wyrazić sprzeciw wobec naszego wykorzystywania informacji do tych celów, z przedstawieniem Państwa sytuacji, a my rozważymy Państwa sprzeciw.

• do wycofania Państwa zgody na nasze wykorzystywanie informacji

Prawo to obowiązuje w przypadku, gdy podstawą prawną wykorzystywania przez nas informacji jest Państwa zgoda. Przypadki te będą jasno wynikały z kontekstu.

• do przeniesienia danych

W przypadku, gdy:

• przekazali nam Państwo dane; oraz
• wykorzystujemy te dane w sposób zautomatyzowany na podstawie  Państwa zgody, lub w celu wykonania zobowiązania umownego,

wówczas posiadają Państwo prawo do otrzymania danych z powrotem od nas w powszechnie stosowanym formacie, oraz prawo do wymagania od nas przekazania danych innemu podmiotowi, jeśli jest to technicznie możliwe do wykonania.

• do wniesienia skargi do organu nadzorczego w Państwa kraju

Każdy kraj w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego musi do tego celu posiadać jeden lub więcej organów publicznych.

Ich dane kontaktowe znaleźć można poniżej:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

W przypadku innych krajów należy odwiedzić stronę internetową organu nadzorczego Twojego kraju.