Philip Morris International

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Finalidade

Método de recolha e fundamento jurídico para o Tratamento

Cumprir as obrigações regulamentares

• verificar a sua idade, identidade e estatuto de parceiro de negócios
• obrigações fiscais e de contabilidade empresarial
• “conheça o seu fornecedor”
• sanções comerciais
• verificações de antecedentes
• gestão de saúde e segurança
• pedidos de divulgação legal e regulamentar
• conflitos de interesse
• registo de folhas de ponto e faturas, na medida em que aja na qualidade de consultor externo
• manutenção de contratos e documentos associados nos quais posso ser referido
• investigação de alegações comunicadas de má conduta

Esta informação é geralmente fornecida diretamente por si durante o período em que tem uma relação ou está a interagir connosco.

Utilizamo-la por ser necessária para cumprirmos uma obrigação legal de negociar apenas com adultos e gerir o nosso negócio em conformidade (incluindo em relação à legislação sobre empresas e conformidade fiscal), manter registos financeiros e fiscais, cumprir sanções comerciais, cumprir as leis de saúde e segurança (que podem incluir a manutenção de registos de incidentes); produzir relatórios, cumprir com os pedidos de informação das autoridades competentes e gerir quaisquer conflitos de interesse ou, em países onde não exista tal obrigação legal, por termos um interesse comercial legítimo em gerir o nosso negócio de acordo com os requisitos de boas práticas que não são sobrepostos pelos seus interesses, direitos e liberdades de proteger as informações a seu respeito.

Comprar produtos e serviços

• contactá-lo no decurso do fornecimento de produtos ou serviços por si ou pela sua entidade patronal
• administração da conta que detemos consigo ou com a sua entidade patronal
• processar pagamentos
• gestão de relações
• monitorização da sua conformidade com o nosso contrato, as nossas políticas e programas internos (por exemplo, o nosso programa GAP se for um agricultor que nos fornece matérias-primas)
• investigação de não conformidade com o nosso contrato, políticas e programas internos, problemas e incidentes
• gerir a correção do incumprimento das políticas com o nosso contrato, políticas e programas internos, problemas e incidentes

Geralmente receberemos as informações diretamente de si ou através da sua entidade patronal (tipicamente, nome, função, endereço profissional, endereço de e-mail profissional, encomendas, serviços, informações de pagamento, (quando apropriado, detalhes das despesas) correspondência).

Utilizamos a informação em relação à execução do nosso contrato consigo ou com a sua entidade patronal enquanto adquirente de produtos ou serviços, seus ou da sua entidade patronal ou, quando não exista tal obrigação, utilizamo-la porque temos um interesse comercial legítimo em gerir o nosso negócio, contactá-lo em relação aos produtos ou serviços que estamos a receber de si ou da sua entidade patronal para processar pagamentos, gerir a nossa relação consigo ou com a sua entidade patronal e monitorizar a conformidade com o nosso contrato, políticas e programas que não sejam sobrepostos pelos seus interesses, direitos e liberdades de proteger as informações a seu respeito.

Vender os nossos produtos

• satisfazer as suas encomendas (incluindo o envio de recibos)
• processar os seus pagamentos
• disponibilizar serviços de garantia

Esta informação é-nos geralmente fornecida por si diretamente ou através da sua entidade patronal, conforme aplicável (tipicamente, nome, função, endereço profissional, endereço de e-mail profissional, encomendas, informações de pagamento, correspondência).

Utilizamo-la para cumprir as nossas obrigações contratuais consigo ou com a sua entidade patronal enquanto adquirente dos nossos produtos.

Prestar serviços relacionados com vendas

• tratar dos seus pedidos e consultas
• trocar correspondência consigo
• administração geral e resolução de problemas
• gestão de relações

Esta informação é geralmente fornecida por si diretamente ou através da sua entidade patronal.

Utilizamo-la porque temos um interesse comercial legítimo em prestar serviços relacionados com vendas, a si ou à sua entidade patronal, que não é sobreposto pelos seus interesses, direitos e liberdades de proteger as informações sobre si.

Promoção comercial e gestão de relações (quando permitido por lei)

• informá-lo sobre atualizações, promoções e eventos relevantes
• gerir a nossa relação
• compreender as suas preferências (tais como quais os produtos ou eventos que poderão interessar-lhe ou ser mais adequados às suas necessidades)
• gerir programas de fidelização
• convidá-lo a participar e realizar inquéritos ou campanhas de pesquisa de mercado
• para pesquisa de mercado
• desenvolver estratégias de marketing
• realizar campanhas de marketing
• personalizar a sua experiência nos pontos de contacto da PMI (por exemplo, personalizar a sua visita, como saudações ou sugestões que possam interessar-lhe)

Isto será normalmente uma combinação de informação fornecida por si (por exemplo, o seu nome e contacto e detalhes de redes sociais); informação que recolhemos automaticamente (por exemplo, utilizando tecnologia para monitorizar a utilização de pontos de contacto da PMI) e (quando permitido por lei) informação que adquirimos de terceiros (como publicações de redes sociais públicas).

Utilizamo-la com base no facto de termos um interesse comercial legítimo em gerir a nossa relação e em informá-lo sobre a nossa empresa, produtos e eventos, para operar os pontos de contacto da PMI e para personalizar as suas experiências, de forma a que os seus interesses, direitos e liberdades de proteger as suas informações não se sobrepõem sobreponham.

Promoção comercial e gestão de relações (quando permitido por lei)

• fornecer-lhe informações sobre as afiliadas da PMI e gerir las as suas promoções, produtos e serviços, estabelecimentos, eventos e a regulação dos produtos de tabaco; e desenvolver e melhorar ferramentas para concretizar estas finalidades

Isto será normalmente uma combinação de informações fornecidas por si (por exemplo, o seu nome e detalhes de contacto, as suas redes sociais); informações que recolhemos automaticamente (por exemplo, utilizando cookies e tecnologias semelhantes) e (quando permitido por lei) informações que adquirimos a terceiros (como publicações públicas nas redes sociais).

Utilizamo-la com base no facto de termos um interesse comercial legítimo em informá-lo sobre estas questões a que os seus interesses, direitos e liberdades de proteger informações sobre si não se sobrepõem.

Em determinados países, quando exigido por lei, enviaremos estes materiais em formato eletrónico apenas com o seu consentimento.

Gestão empresarial

• gestão organizacional geral e manutenção de registos comerciais
• gestão do ciclo de vida do contratante (desde a contratação até ao término)
• gestão de visitantes e manutenção de registos
• realização e execução de eventos, programas de formação e programas de conformidade
• correspondência sobre a nossa relação consigo ou com a sua entidade patronal, incluindo para lidar com as suas consultas e pedidos
• desenvolvimento, implementação, operacionalização e manutenção de sistemas de TI
• manutenção da segurança dos sistemas, dispositivos, informações e edifícios
• operação de bases de dados de contactos e ferramentas de colaboração
• colocações internacionais e viagens
• operação de um ambiente de trabalho seguro
• manutenção da segurança e da proteção do pessoal, clientes, fornecedores, visitantes das afiliadas da PMI e cada um dos anteriores.

Geralmente receberemos a informação diretamente da sua parte ou através da sua entidade patronal.

Utilizamo-la porque temos um interesse comercial legítimo em gerir o nosso negócio, gerir a nossa relação consigo e manter a segurança e integridade dos nossos edifícios, informações e sistemas de TI a que os seus interesses, direitos e liberdades para restringir a utilização de informações sobre si não se sobrepõem.

Segurança e monitorização de sistemas

• controlos e registos de autenticação e acesso, quando aplicável
• monitorização dos sistemas, dispositivos, internet e e-mail da PMI aos quais tem acesso
• monitorização do acesso às instalações da PMI, entregas às afiliadas da PMI e processos relacionados com a segurança nas nossas instalações
• viabilização e realização da sua utilização dos sistemas da PMI, software da PMI (incluindo internet e e-mail), dispositivos da PMI e informação da PMI; monitorização da sua utilização dos mesmos, incluindo para assegurar a utilização adequada das estruturas de internet e de e-mail, assim como o tratamento adequado das informações da empresa (por exemplo, para avaliar se parece existir uma violação (deliberada ou inadvertida)) das políticas da empresa relativamente à proteção de informações da empresa

Estas informações são recolhidas automaticamente através de vários meios, tais como sistemas automatizados e monitorização de dispositivos, gravação de TVCC e gravação de áudio nas nossas instalações.

Utilizamo-la porque temos um interesse comercial legítimo em garantir a confidencialidade, integridade e segurança das nossas infraestruturas físicas e digitais, das informações e das instalações a que os seus interesses, direitos e liberdades de proteger informações sobre si não se sobrepõem.

Apoio para todas as finalidades acima mencionadas

• gerir as suas contas
• permitir-lhe utilizar os pontos de contacto da PMI (por exemplo, permitindo-lhe manter a sessão iniciada nas secções de um ponto de contacto reservadas apenas a utilizadores autorizados, gerir a sua preferência de idioma, associar o seu carrinho de compras a si)
• trocar correspondência consigo
• melhorar as suas experiências
• gestão e resolução de problemas

Normalmente, isto consistirá numa combinação de informações fornecidas por si (tipicamente, nome, palavra-passe ou equivalente) e informações que recolhemos automaticamente (por exemplo, informações sobre o seu dispositivo e cookies e tecnologias de deteção semelhantes).

Utilizamo-la com base nos fundamentos que correspondem à finalidade de utilizar as informações que estamos a apoiar. Por exemplo, quando gerimos a sua conta em apoio a uma compra ou para prestar um serviço pós-venda, utilizamos as informações para cumprir as nossas obrigações contratuais para consigo enquanto comprador dos nossos produtos; quando gerimos a sua conta para atualizá-lo sobre os nossos produtos, estamos a apoiar o desenvolvimento do negócio e, por isso, utilizamos a informação com base no interesse comercial legítimo em comercializar os nossos produtos a que os seus interesses, direitos e liberdades de proteger informações sobre si não se sobrepõem, e assim por diante.

Melhorias e análises comerciais

• que nos permitem a nós ou aos nossos parceiros comerciais informá-lo sobre potenciais oportunidades de participação na promoção dos produtos da PMI
• para análises do negócio e melhorias (incluindo para produtos, sistemas, processos, escritórios, estabelecimentos que vendem produtos da PMI, formação, eventos, pontos de contacto digitais da PMI e os dispositivos e informações que nós (ou as nossas afiliadas) lhe fornecemos a si ou à sua entidade patronal)

Isto será tipicamente uma combinação de informações fornecidas por si, informações que recolhemos automaticamente e (quando permitido por lei) informações que adquirimos de terceiros.

Utilizamo-las com base no facto de termos um interesse comercial legítimo em analisar e melhorar o nosso desempenho comercial, os nossos produtos, sistemas, processos, escritórios, estabelecimentos, formação, eventos, pontos de contacto da PMI e os dispositivos e informações que fornecemos, e para convidar outros a envolverem-se na promoção dos produtos da PMI, a que os interesses, direitos e liberdades de proteger as suas informações sobre si próprio não se sobrepõem.

Compreender os seus pontos de vista, opiniões e decisões

Tipicamente, estas serão informações que adquirimos junto de fontes terceiras disponíveis ao público, tais como um website de uma empresa, pesquisas na internet ou em plataformas de redes sociais tais como o LinkedIn, Facebook e Twitter, ou que adquirimos diretamente junto de si, tais como as suas opiniões que partilhou connosco como sendo as suas opiniões públicas.

Utilizamo-las com base no facto de termos um interesse comercial legítimo em monitorizar e avaliar os pontos de vista e decisões das partes interessadas e de mapear a forma como os pontos de vista e decisões das mesmas podem afetar a PMI e o seu setor de atividade, a que os interesses, direitos e liberdades de proteger informações sobre si não se sobrepõem.

Tipo

Explicação/critério de retenção típico

• registos de base de dados

Se é uma pessoa que nos presta serviços (quer diretamente quer para a sua entidade patronal), a maior parte da informação no seu perfil é mantida durante a nossa relação consigo; por exemplo, enquanto continuar a fornecer serviços, comprar produtos, utilizar o ponto de contacto digital ou responder às nossas comunicações. No entanto, alguns elementos do seu perfil de marketing, como o seu histórico de compras, ficam naturalmente desatualizados após um determinado período de tempo, pelo que os eliminaremos automaticamente após períodos definidos, conforme apropriado para a finalidade para a qual os recolhemos.

• registos de transações comerciais e pagamentos

Mantemos registos de faturas, vendas, compras, pagamentos efetuados e recebidos e documentos comprovativos (tais como contratos e e-mails) de acordo com os requisitos fiscais e da empresa, normalmente 11 anos. Também mantemos registos de verificações realizadas em fornecedores enquanto formos obrigados a cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares.

• registos de visitantes

Se visitar os nossos edifícios, os registos de visitantes são normalmente retidos durante um período de apenas alguns meses.

• CCTV

Se visitar os nossos edifícios, os registos de CCTV são normalmente retidos durante apenas alguns dias e até algumas semanas, dependendo da finalidade específica da gravação.

• compras e garantia

Se comprar bens, conservaremos os detalhes respetivos durante o tempo necessário para concluir a venda e para cumprir quaisquer obrigações legais (por exemplo, para efeitos de manutenção de registos fiscais e contabilísticos). Se também se registar uma garantia para um produto da PMI, reteremos esses detalhes durante o tempo que for relevante para a garantia.

• apoio ao cliente

Se contactar o serviço de apoio ao cliente, registaremos a sua questão e mantê-la-emos enquanto esta for relevante para a nossa relação, por exemplo, caso precise de substituir um dispositivo ao abrigo da garantia. Outros registos relevantes para o apoio ao cliente (por exemplo, uma gravação automática de uma chamada telefónica na qual nos pede para o encaminhar para um ponto de venda a retalho) podem ser relevantes apenas até serem feitos registos mais permanentes, e serão retidos apenas temporariamente.

• registos de auditoria do sistema

Os registos de auditoria do sistema são conservados por um período de apenas alguns meses.

• análise de negócio

Os dados de análise de negócio são normalmente recolhidos automaticamente quando utiliza os pontos de contacto da PMI e são anonimizados/agregados pouco tempo depois.

Direito em relação às informações que mantemos sobre si

Mais detalhes (nota: aplicam-se determinados limites legais a todos estes direitos)

• para nos pedir que lhe dêmos acesso às mesmas

Isto serve de confirmação relativamente a:

• se tratamos ou não informações sobre si;
• o nosso nome e dados de contacto;
• a finalidade do tratamento;
• as categorias das informações em causa;
• as categorias de pessoas com quem partilhamos as informações e, quando qualquer pessoa estiver fora do EEE e não beneficiar de uma decisão de adequação da Comissão Europeia, as salvaguardas adequadas para proteger as informações;
• (se tivermos informações) a fonte das mesmas, caso não as tenhamos recolhido de si;
• (na medida em que o fizermos, em cujo caso teremos chamado a sua atenção) a existência de tomadas de decisão automatizadas, incluindo definição de perfis, que produzam efeitos legais sobre si, ou que o afetem significativamente de forma semelhante, e informações sobre a lógica envolvida, bem como a importância e as consequências pretendidas desse tratamento para si; e
• os critérios para determinar o período durante o qual armazenaremos as informações.

A seu pedido, fornecer-lhe-emos uma cópia das informações que utilizamos a seu respeito (desde que tal não afete os direitos e liberdades de terceiros).

• para nos pedir que retifiquemos ou atualizemos as mesmas

Isto aplica-se se as informações que possuímos estiverem incorretas ou incompletas.

• para solicitar que as apaguemos

Isto aplica-se se:

• a informação que conservamos já não for necessária para as finalidades para as quais a utilizamos;
• utilizarmos as informações com base no seu consentimento e retirar o seu consentimento (neste caso, lembrar-nos-emos de não voltar a contactá-lo, a menos que nos diga que pretende que eliminemos todas as informações sobre si, em cujo caso respeitaremos os seus desejos);
• utilizarmos a informação com base no interesse legítimo e considerarmos que, no seguimento da sua objeção, não temos um interesse que se sobreponha em continuar a utilizá-la;
• a informação tiver sido obtida ou utilizada ilegalmente; ou
• para cumprir uma obrigação legal.

• solicitar-nos que limitemos o nosso tratamento das mesmas

Este direito aplica-se, temporariamente, enquanto analisamos o seu caso, se:

• contestar a exatidão das informações que utilizamos; ou
• se tiver oposto à nossa utilização da informação com base em interesses legítimos

(se utilizar o seu direito nestes casos, informá-lo-emos antes de voltarmos a utilizar a informação).

Este direito também se aplica se:

• a nossa utilização for ilegal e caso se oponha à eliminação dos dados; ou
• já não precisarmos dos dados, mas precisar deles para iniciar um processo judicial.

• se opuser a que tratemos as informações

Tem dois direitos nesta situação:

(i) se utilizarmos informações sobre si para marketing direto: poderá optar por excluir-se (sem necessidade de o justificar) e satisfaremos o seu pedido; e

(ii) se utilizarmos as informações sobre si com base em interesses legítimos para outras finalidades que não marketing direto, poderá opor-se à nossa utilização para essas finalidades, fornecendo uma explicação da sua situação específica, e consideraremos a sua objeção.

• para retirar o seu consentimento à nossa utilização das mesmas

Isto aplica-se se o fundamento jurídico com base no qual utilizamos as informações sobre si for o consentimento. Estes casos estarão claros a partir do contexto.

• à portabilidade dos dados

Se:

(i) nos tiver fornecido dados; e

(ii) utilizarmos esses dados, por meios automatizados e com base no seu consentimento ou com base no cumprimento das nossas obrigações contratuais consigo,

então terá o direito de receber os dados de volta num formato comummente utilizado, e o direito de nos exigir que transmitamos os dados a outra pessoa se nos for tecnicamente viável fazê-lo.

• para apresentar uma reclamação junto da autoridade supervisora no seu país

Cada país do Espaço Económico Europeu deverá providenciar uma ou mais autoridades públicas para esta finalidade.

Poderá encontrar os seus dados de contacto aqui:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Para outros países, consulte o website da autoridade do seu país.