Philip Morris International

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Fin

Método de recopilación y fundamento legal para el tratamiento

Cumplir con las obligaciones regulatorias

• verificar su edad, identidad y condición de socio comercial
• obligaciones contables fiscales y comerciales
• “conozca a su proveedor”
• sanciones comerciales
• verificaciones de antecedentes
• gestión de salud y seguridad
• solicitudes de divulgación legal y regulatoria
• conflictos de intereses
• registro de planillas de horas y facturas, en la medida en que usted actúe como asesor externo
• mantener contratos y documentos asociados a los que pueda ser referido
• investigación de denuncias de conducta indebida

Por lo general, usted nos proporciona esta información directamente durante el lapso en que mantiene una relación o interactúa con nosotros.

La utilizamos porque es necesario para que podamos cumplir con una obligación legal de negociar solo con adultos y de dirigir nuestro negocio de una manera que cumpla con las normas (inclusive en relación con el cumplimiento de las leyes e impuestos de la empresa), mantener registros financieros e impositivos, cumplir con las sanciones comerciales, cumplir con las leyes de salud y seguridad (que pueden incluir llevar registros de incidentes), generar informes, cumplir con las solicitudes de información de las autoridades competentes y manejar cualquier conflicto de intereses, o bien, en los países en los que no exista tal obligación legal, debido a que tenemos un interés comercial legítimo de operar nuestro negocio de acuerdo con los requisitos de buenas prácticas que no se ven anulados por sus intereses, derechos y libertades de proteger la información sobre usted.

Comprar productos y servicios

• comunicarnos con usted en el transcurso del suministro de productos o servicios que lleven a cabo usted o su empleador
• administrar la cuenta que tenemos con usted o su empleador
• procesar pagos
• gestión de relaciones
• supervisión de su cumplimiento con nuestro acuerdo, nuestras políticas y programas internos (p. ej., nuestro programa GAP si usted es un agricultor que nos suministra materias primas)
• investigación de incumplimiento de nuestro acuerdo, políticas y programas internos, problemas e incidentes
• gestión del proceso de reparación en caso de incumplimiento de nuestro acuerdo, políticas y programas internos, problemas e incidentes

Por lo general, recibiremos la información directamente de usted o a través de su empleador (generalmente, nombre, función, dirección comercial, dirección de correo electrónico comercial, pedidos, servicios, información de pago, [cuando corresponda, detalles de gastos] correspondencia).

La utilizamos en relación con el cumplimiento de nuestro contrato con usted o su empleador como comprador de sus productos o servicios o los de su empleador, o cuando no exista tal obligación, la usamos porque tenemos un interés comercial legítimo de operar nuestro negocio, comunicarnos con usted en relación con los productos o servicios que estamos recibiendo de usted o su empleador, para procesar pagos, administrar nuestra relación con usted o su empleador y monitorear el cumplimiento de nuestro acuerdo, políticas y programas que no se vean anulados por sus intereses, derechos y libertades de proteger la información sobre usted.

Vender nuestros productos

• cumplir con sus pedidos (inclusive enviar recibos)
• procesar sus pagos
• prestar servicios de garantía

Por lo general, usted o su empleador nos proporcionan esta información directamente, según corresponda (generalmente, nombre, función, dirección comercial, dirección de correo electrónico comercial, información de pago, correspondencia).

La utilizamos para cumplir con nuestras obligaciones contractuales con usted o su empleador como comprador de nuestros productos.

Prestar servicios relacionados con las ventas

• atender sus consultas y solicitudes
• corresponderle
• administración general y resolución de problemas
• gestión de relaciones

Generalmente usted nos proporciona directamente esta información o la recibimos a través de su empleador.

La usamos porque tenemos un interés comercial legítimo de brindar servicios relacionados con las ventas a usted o a su empleador que no se vea anulado por sus intereses, derechos y libertades de proteger la información sobre usted.

Promoción comercial y gestión de relaciones (en los casos en los que la ley lo permita)

• informarle sobre actualizaciones, promociones y eventos relevantes
• gestionar nuestra relación
• comprender sus preferencias (como qué productos o eventos pueden interesarle o pueden adaptarse mejor a sus necesidades)
• administrar programas de fidelidad
• invitarlo a participar y administrar encuestas o campañas de investigación de mercado
• para una investigación de mercado
• desarrollar estrategias de marketing
• administrar campañas de marketing
• personalizar su experiencia de los puntos de contacto de PMI (por ejemplo, para personalizar su visita, lo cual incluye saludos o sugerencias que podrían interesarle)

Esto generalmente será una combinación de la información que usted nos proporcione (por ejemplo, su nombre e información de contacto y redes sociales); la información que recopilamos automáticamente (por ejemplo, el uso de tecnología para monitorear su uso de puntos de contacto de PMI) y (en los casos en los que la ley lo permita) la información que adquirimos de terceros (como publicaciones en redes sociales públicas).

La usamos basándonos en que tenemos un interés comercial legítimo en gestionar nuestra relación e informarle sobre nuestro negocio, productos y eventos, operar los puntos de contacto de PMI y personalizar sus experiencias de forma tal que no se vean anuladas por sus intereses, derechos y libertades de proteger la información sobre usted.

Promoción comercial y gestión de relaciones (en los casos en los que la ley lo permita)

• brindarle información y gestionar los afiliados de PMI, sus promociones, productos y servicios, puntos de venta, eventos y la regulación de los productos del tabaco; y desarrollar y mejorar herramientas que persigan tales fines

Esto generalmente será una combinación de la información que usted nos proporcione (por ejemplo, su nombre e información de contacto y redes sociales); la información que recopilamos automáticamente (por ejemplo, el uso de cookies y otras tecnologías similares) y (en los casos en los que la ley lo permita) la información que adquirimos de terceros (como publicaciones en redes sociales públicas).

La usamos bajo el fundamento de que tenemos un interés comercial legítimo en informarle sobre estas cosas que no se vea anulado por sus intereses, derechos y libertades de proteger la información sobre usted.

En ciertos países, en los casos en los que la ley lo exija, le enviaremos estos materiales en formato electrónico, solo con su consentimiento.

Administración del negocio

• gestión organizativa general y mantenimiento de registros comerciales
• gestión del ciclo de vida del contratista (desde la contratación hasta la salida)
• administración de visitantes y mantenimiento de registros
• administración y realización de eventos, programas de capacitación y cumplimiento
• correspondencia en relación con nuestra relación con usted o su empleador, incluso para atender sus consultas y solicitudes
• desarrollo, implementación, operación y mantenimiento de sistemas de TI
• mantenimiento de la seguridad de los sistemas, dispositivos, información y edificios de PMI
• operación de bases de datos de contactos y herramientas de colaboración
• asignaciones internacionales y viajes
• operación de un entorno de trabajo seguro
• mantenimiento de la seguridad física y operativa del personal, los clientes, los proveedores, los visitantes y la propiedad de los afiliados de PMI

Por lo general, recibiremos la información directamente de usted o a través de su empleador.

La usamos porque tenemos un interés comercial legítimo en operar nuestro negocio, gestionar nuestra relación con usted y mantener la seguridad e integridad de nuestros edificios, la información y los sistemas de TI que no se vean anulados por sus intereses, derechos y libertades de restringir el uso de la información sobre usted.

Seguridad y monitoreo de sistemas

• controles y registros de autenticación y acceso, cuando corresponda
• supervisión de los sistemas, dispositivos, Internet y correo electrónico de PMI a los que se le otorga acceso
• monitoreo del acceso a las instalaciones de PMI, entregas a los afiliados de PMI y procesos relacionados con la seguridad en nuestras instalaciones
• habilitar y administrar su uso de los sistemas de PMI, el software emitido por PMI (incluidos Internet y correo electrónico), los dispositivos de PMI y la información de PMI; monitorear su uso de estos, incluso para garantizar el uso adecuado de las instalaciones de Internet y correo electrónico, y el manejo adecuado de la información de la empresa (por ejemplo, para evaluar si parece haber tenido lugar una violación (tanto deliberada como accidental) de las políticas de la empresa con respecto a la protección de la información de la empresa)

Esta información se recopila automáticamente a través de diversos medios, entre ellos sistemas automatizados y monitoreo de dispositivos, y grabación de CCTV y audio en nuestras instalaciones.

La usamos porque tenemos un interés comercial legítimo en garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de nuestra infraestructura física y digital, la información y las instalaciones que no se vean anulados por sus intereses, derechos y libertades de restringir el uso de la información sobre usted.

Apoyo a todos los fines anteriores

• administrar sus cuentas
• permitirle utilizar puntos de contacto de PMI (por ejemplo, permitirle seguir estando conectado a secciones de un punto de contacto que están reservadas solo para usuarios autorizados, administrar su preferencia de idioma, asociar su carrito de compras con usted)
• corresponderle
• mejorar sus experiencias
• administración y resolución de problemas

Esta será, por lo general, una combinación de la información que usted nos proporcione (generalmente, nombre, contraseña [o su equivalente]) y la información que recopilemos automáticamente (por ejemplo, información sobre su dispositivo, cookies y tecnologías de seguimiento similares).

La utilizamos basándonos en que corresponde al fin del uso de la información que respaldamos. Por ejemplo, cuando administramos su cuenta para respaldar una compra o para proporcionar un servicio de posventa, utilizamos la información para cumplir con nuestras obligaciones contractuales con usted como comprador de nuestros productos; cuando administramos su cuenta para brindarle información actualizada sobre nuestros productos, apoyamos el desarrollo comercial y, por lo tanto, la utilizamos con el fundamento de que tenemos un interés comercial legítimo en comercializar nuestros productos que no se vea invalidado por sus intereses, derechos y libertades de proteger la información sobre usted, entre otros.

Mejoras y análisis de negocios

• para que nosotros o nuestros socios comerciales le informemos sobre posibles oportunidades de participar en la promoción de los productos de PMI
• para análisis y mejoras comerciales (incluidos los productos, sistemas, procesos, oficinas, puntos de venta de PMI que venden productos, capacitación, eventos, puntos de contacto digitales de PMI y los dispositivos e información que nosotros [o nuestros afiliados] le proporcionamos a usted o a su empleador)

Esto generalmente será una combinación de la información que usted nos proporcione y la información que recopilamos automáticamente y (en los casos en los que la ley lo permita) la información que adquirimos de terceros.

La utilizamos basándonos en el hecho de que tenemos un interés comercial legítimo para analizar y mejorar nuestro desempeño comercial, nuestros productos, sistemas, procesos, oficinas, puntos de venta, capacitación, eventos, puntos de contacto de PMI, y los dispositivos e información que brindamos, y para invitar a otros a involucrarse en la promoción de los productos de PMI, que no se vea anulado por intereses, derechos y libertades de proteger la información sobre usted.

Comprender sus puntos de vista, opiniones y decisiones

Por lo general, esta será la información que adquirimos de fuentes externas disponibles públicamente, como el sitio web de una empresa, búsquedas en Internet o en plataformas de redes sociales como LinkedIn, Facebook y Twitter, o que adquirimos directamente de usted, como las opiniones que usted ha compartido con nosotros como sus opiniones públicas.

La usamos bajo el fundamento de que tenemos un interés comercial legítimo en supervisar y evaluar las opciones y decisiones de los interesados, y de trazar un mapa respecto de la manera en las que sus opiniones y decisiones pueden tener incidencia sobre PMI y su industria que no se vea anulado por sus intereses, derechos y libertades de proteger la información sobre usted.

Tipo

Explicación/criterios de retención típicos

• registros de la base de datos

Si usted es una persona que nos presta servicios (ya sea directamente o para su empleador), la mayor parte de la información de su perfil se conserva durante todo el transcurso de nuestra relación con usted; por ejemplo, mientras continúa prestando servicios, comprando productos, usando el punto de contacto digital o respondiendo a nuestras comunicaciones. Sin embargo, algunos elementos de su perfil de marketing, entre ellos su historial de compras, quedan desactualizados naturalmente después de un determinado periodo, por lo que los eliminamos automáticamente después de ciertos periodos definidos, según corresponda, para el fin para el cual los recopilamos.

• registros comerciales y de pagos

Mantenemos registros de facturas, ventas, compras, pagos realizados y recibidos y documentos de respaldo (como contratos y correos electrónicos) de acuerdo con los requisitos de la empresa y fiscales, generalmente 11 años. También mantenemos registros de los controles realizados a los proveedores durante el lapso que se nos exija para cumplir con nuestras obligaciones legales y normativas.

• registros de visitantes

Si visita nuestros edificios, los registros de visitantes se conservan normalmente por un periodo de solo unos pocos meses.

• CCTV

Si visita nuestros edificios, los registros de circuito cerrado de televisión (CCTV) se conservan normalmente por un periodo de solo unos pocos días, hasta unas pocas semanas, dependiendo del propósito específico de la grabación.

• compras y garantía

Si compra bienes, conservaremos los detalles de esto durante el lapso que sea necesario para completar la venta y para cumplir con cualquier obligación legal (por ejemplo, con fines de mantenimiento de registros contables e impositivos y de prevención de fraudes). Si también se registra para la garantía de un producto de PMI, conservaremos la información de ella durante el lapso que sea pertinente para la garantía.

• atención al cliente

Si se comunica con atención al cliente, llevaremos un registro de su consulta y lo conservaremos mientras siga siendo pertinente para nuestra relación, por ejemplo, si necesita que reemplacemos un dispositivo en garantía, o si sus consultas recientes son pertinentes. Otros registros pertinentes para la atención al cliente (por ejemplo, una grabación automatizada de una llamada telefónica en la que usted nos solicita que lo dirijamos a un punto de venta minorista) pueden ser pertinentes solo hasta que se realicen registros más permanentes y se los conservará solo temporalmente.

• registros de auditoría del sistema

Los registros de auditoría del sistema se conservan normalmente durante un periodo de 18 meses.

• análisis comercial

Los datos de análisis comercial generalmente se recopilan automáticamente cuando utiliza puntos de contacto de PMI y se anonimizan/fusionan poco después.

Derecho con respecto a la información sobre usted que tenemos

Más detalles (nota: se aplican ciertos límites legales a todos estos derechos)

• solicitarnos que le brindemos acceso a ella

Esta es la confirmación de:

• si tratamos o no información sobre usted;
• nuestro nombre e información de contacto;
• el fin del tratamiento;
• las categorías de información en cuestión;
• las categorías de personas con las que compartimos la información y, en los casos en los que una persona se encuentre fuera del EEE y no se beneficie de una decisión de adecuación de la Comisión Europea, los resguardos adecuados para proteger la información;
• (si la tenemos) la fuente de la información, si no la recopilamos de usted;
• (en la medida en que hagamos algo que se le haya informado) la existencia de la toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos legales en relación con usted, o que tenga una incidencia significativa sobre usted de un modo similar, y la información sobre la lógica involucrada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para usted; y
• los criterios para determinar el periodo durante el cual almacenaremos la información.

Si lo solicita, le entregaremos una copia de la información sobre usted que usamos (siempre que esto no afecte los derechos y libertades de los demás).

• solicitarnos que la rectifiquemos o la actualicemos

Esto se aplica si la información que tenemos es inexacta o está incompleta.

• para solicitarnos que la borremos

Esto se aplica si:

• la información que tenemos ya no es necesaria en relación con los fines para los que la utilizamos;
• usamos la información sobre la base de su consentimiento y usted retira su consentimiento (en este caso, recordaremos no volver a comunicarnos con usted, a menos que nos indique que desea que eliminemos toda la información sobre usted, en cuyo caso respetaremos sus deseos);
• usamos la información basándonos en un interés legítimo y descubrimos que, después de su objeción, no tenemos un interés primordial en continuar usándola;
• la información se obtuvo o usó de manera ilegal; o
• debemos cumplir con una obligación legal.

• solicitarnos que restrinjamos el tratamiento que hacemos de ella

Este derecho se aplica temporalmente mientras investigamos su caso, si usted:

• impugna la exactitud de la información que usamos; o
• ha objetado el uso que hacemos de la información basándose en un interés legítimo.

(si hace uso de su derecho en estos casos, le informaremos antes de volver a usar la información).

Este derecho también se aplica si:

• nuestro uso es ilegal y usted se opone a la eliminación de los datos; o
• ya no necesitamos los datos, pero usted los requiere para establecer un caso legal.

• oponerse a nuestro tratamiento de ella

Usted goza de dos derechos en este caso:

1. si utilizamos información sobre usted para marketing directo: puede “excluirse” (sin la necesidad de justificarlo) y cumpliremos con su solicitud; y
2. si usamos la información sobre usted en función de un interés legítimo para fines que no sean el marketing directo, usted puede objetar el uso que hacemos de ella para tales fines, dando una explicación de su situación particular, y nosotros consideraremos su objeción.

• retirar su consentimiento para el uso que hacemos de ella

Esto se aplica si el fundamento legal sobre el cual usamos la información sobre usted es el consentimiento. Estos casos quedarán claros a partir del contexto.

• portabilidad de los datos

Si:

1. nos ha proporcionado datos; y
2. utilizamos esos datos a través de medios automatizados y basándonos en su consentimiento o en función de nuestro cumplimiento con nuestras obligaciones contractuales con usted,

en ese caso, usted tiene derecho a recibir los datos de nosotros en un formato de uso común, y el derecho a exigirnos que transmitamos los datos a otra persona si es técnicamente factible que lo hagamos.

• presentar una queja ante la autoridad supervisora de su país

Cada país del Espacio Económico Europeo debe establecer una o más autoridades públicas para este fin.

Puede encontrar la información de contacto de dichas entidades aquí:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Para otros países, consulte el sitio web de la autoridad de su país.